Onderliggende onderwijsgegevens die examens, inschrijvingen en rapportages in OnTrac ondersteunen.
| Categorie | Beheer en inrichting |
| Hoofddoel | Onderliggende onderwijsgegevens beschikbaar stellen voor inrichting, examens, inschrijvingen en rapportages |
| Belangrijk voor | Beheerder / functioneel beheer |
Afbeelding: onderwijscomponenten binnen OnTrac.
In het kort
Onderwijscomponenten zijn onderdelen van het onderwijsprogramma van een onderwijsinstelling die binnen OnTrac worden gebruikt als onderliggende gegevens voor inrichting, examens, inschrijvingen en rapportages. Een onderwijscomponent kan bijvoorbeeld verwijzen naar een vak, module, leereenheid of ander opleidingsonderdeel uit het studentinformatiesysteem.
In de meeste inrichtingen komen onderwijscomponenten automatisch uit het studentinformatiesysteem. OnTrac gebruikt deze gegevens vervolgens als basis waarop examens en vakken in de exameninrichting kunnen worden opgebouwd, en waarmee studenten aan de juiste examenonderdelen gekoppeld worden. Onderwijscomponenten zijn daarmee vooral achtergrondgegevens: het is zelden een scherm waarmee gebruikers dagelijks actief werken, maar wel een bron waarop andere onderdelen van OnTrac vertrouwen.
Let op De exacte betekenis en het gebruik van onderwijscomponenten kunnen per onderwijsinstelling en inrichting verschillen. Bij sommige instellingen worden ze actief gecontroleerd en beheerd; bij andere fungeren ze vooral als onderliggende gegevens uit het bronsysteem, zonder dat gebruikers hier dagelijks mee werken. |
Waarvoor wordt dit gebruikt?
Onderwijscomponenten ondersteunen meerdere onderdelen van OnTrac, vaak op de achtergrond.
| Gebruik | Wat betekent dit in de praktijk? |
| Studenten koppelen aan onderwijs- of examenonderdelen | Onderwijscomponenten bepalen mede aan welke examenonderdelen een student gekoppeld kan worden. |
| Exameninrichting ondersteunen | Vakken en examens in de exameninrichting kunnen gebaseerd zijn op onderwijscomponenten uit het bronsysteem. |
| Relevante examens tonen of filteren | Op basis van onderwijscomponenten kunnen examens gericht getoond of gefilterd worden. |
| Gekoppelde onderwijsgegevens controleren | Beheerders kunnen controleren of onderwijscomponenten correct en volledig gekoppeld zijn. |
| Rapportages ondersteunen | Onderwijscomponenten kunnen gebruikt worden als onderdeel van rapportages en overzichten. |
| Gegevens uit het studentinformatiesysteem verwerken | Onderwijscomponenten vormen een deel van de gegevens die vanuit het studentinformatiesysteem worden verwerkt. |
Voor welke rollen is dit relevant?
De beschikbare acties kunnen per onderwijsinstelling, inrichting en rol verschillen.
| Rol | Gebruik |
| Beheerder | Controleert of onderwijscomponenten correct beschikbaar en gekoppeld zijn. |
| Functioneel beheer / key user | Controleert de koppeling met het studentinformatiesysteem en de doorwerking van onderwijscomponenten naar de exameninrichting. |
| Algemeen toetsleider | Gebruikt onderwijscomponenten indirect bij koppelen, plannen en inschrijven. |
| Examenfunctionaris | Kan onderwijscomponenten gebruiken voor controle of administratieve opvolging. |
Hoe past dit in het OnTrac-proces?
| Procesonderdeel | Relatie met onderwijscomponenten |
| Aanmelden / vrijgeven | Onderwijscomponenten kunnen bepalen welke studenten aan welke examens gekoppeld worden. |
| Plannen | Examens of vakken in de exameninrichting kunnen gebaseerd zijn op onderwijscomponenten. |
| Inschrijven | Studenten kunnen via gekoppelde onderwijscomponenten beschikbaar worden gemaakt voor inschrijving. |
| Afnemen | De afname kan gekoppeld zijn aan een onderwijs- of examenonderdeel. |
| Afsluiten | Onderwijscomponenten kunnen gebruikt worden bij controle en rapportage. |
Belangrijkste onderdelen
Overzicht van onderwijscomponenten
Het overzicht toont de onderwijscomponenten die bij de onderwijsinstelling bekend zijn, met de belangrijkste kenmerken per onderdeel.
| Kolom | Betekenis |
| Code | De code van het onderwijscomponent. |
| Naam | De naam van het onderwijscomponent. |
| Gekoppeld aan | Geeft aan waaraan het onderwijscomponent gekoppeld is, bijvoorbeeld een examen of vak. |
| Aantal | Aantal gekoppelde onderdelen of studenten, afhankelijk van de inrichting. |
| Status | De status van het onderwijscomponent, bijvoorbeeld actief of niet actief. |
Zoeken en tonen
Met het zoekveld kan gericht gezocht worden naar een specifiek onderwijscomponent, bijvoorbeeld op code of naam. Met Toon alles worden ook onderdelen zichtbaar die standaard niet worden getoond, bijvoorbeeld omdat ze niet actief zijn of niet gekoppeld zijn.
Onderwijscomponenten versus vakken in Exameninrichting
Onderwijscomponenten en vakken worden gemakkelijk door elkaar gehaald, terwijl het functioneel twee verschillende lagen zijn. Een onderwijscomponent is de onderliggende gegeveneenheid, meestal afkomstig uit het studentinformatiesysteem. Een vak binnen de exameninrichting is de manier waarop OnTrac dat onderdeel inzet voor examens, inschrijvingen en afname. Een vak kan op een onderwijscomponent gebaseerd zijn, maar het onderwijscomponent zelf regelt geen examenlogistiek.
Belangrijk Ontbreekt of klopt een vak in de exameninrichting niet, controleer dan eerst of het onderliggende onderwijscomponent correct en volledig beschikbaar is. Andersom geldt: een correct onderwijscomponent is geen garantie dat het bijbehorende vak ook al goed is ingericht in Exameninrichting. |
Praktische werkwijze: een onderwijscomponent controleren
- Open het onderdeel Onderwijscomponenten.
- Zoek op code of naam om een specifiek onderwijscomponent te vinden.
- Gebruik Toon alles wanneer je ook onderdelen wilt zien die standaard verborgen zijn.
- Controleer de kolommen Gekoppeld aan en Status om te zien of het onderdeel actief en correct gekoppeld is.
- Vergelijk de gegevens bij twijfel met het studentinformatiesysteem.
- Meld afwijkingen bij de beheerder of functioneel beheerder.
Wanneer een onderwijscomponent niet zichtbaar is of ontbreekt
Controleer bij een ontbrekend of onvindbaar onderwijscomponent onderstaande punten, in deze volgorde.
- Staat er een zoekterm actief die het onderdeel uitsluit?
- Is Toon alles geselecteerd, zodat ook verborgen onderdelen zichtbaar worden?
- Is het onderwijscomponent al beschikbaar in OnTrac?
- Zijn de gegevens uit het studentinformatiesysteem al bijgewerkt?
- Is de koppeling met het bronsysteem volledig?
- Heeft de gebruiker voldoende rechten om het onderdeel te zien?
- Gebruikt de onderwijsinstelling dit onderdeel wel actief?
Belangrijke aandachtspunten
- Controleer of codes en namen herkenbaar en eenduidig zijn.
- Controleer of onderdelen correct gekoppeld zijn aan examens of vakken.
- Controleer of de status van een onderwijscomponent klopt.
- Vergelijk gegevens bij twijfel met het studentinformatiesysteem.
- Stem wijzigingen af met de onderwijsadministratie of beheerder.
Samenvatting
Onderwijscomponenten zijn onderliggende onderwijsgegevens, meestal afkomstig uit het studentinformatiesysteem, die als basis dienen voor exameninrichting, examens koppelen, inschrijvingen en rapportages binnen OnTrac. Ze zijn vooral achtergrondgegevens: het gebruik verschilt per onderwijsinstelling, en gebruikers werken er vaak niet dagelijks direct mee. Ontbreekt of klopt een onderwijscomponent niet, controleer dan eerst filters, koppeling met het bronsysteem en rechten, voordat verdere stappen worden genomen.