Beheer gebruikersaccounts en koppel de juiste rollen aan personen of technische accounts.

Categorie	Beheer en inrichting (Gebruikers & rollen)
Hoofddoel	Gebruikersaccounts en roltoewijzing beheren
Belangrijk voor	Beheerder

Afbeelding: Gebruikers beheren binnen OnTrac.

In het kort

Gebruikersbeheer bepaalt wie toegang heeft tot OnTrac en met welke rollen wordt gewerkt. In Gebruikers beheer je accounts: hier leg je vast wie toegang heeft, met welke inlognaam, onder welke unit en met welke rol of rollen. De rol bepaalt daarna welke onderdelen en acties zichtbaar zijn.

Een gebruiker is een persoon of technisch account dat toegang heeft tot OnTrac. Aan een gebruiker kunnen een of meerdere rollen worden gekoppeld.

Let op

De beschikbare acties kunnen per onderwijsinstelling en rol verschillen. Niet iedere gebruiker die het onderdeel Gebruikers ziet, kan ook gebruikers toevoegen, resetten of verwijderen.

Waarvoor wordt Gebruikers gebruikt?

Gebruikersbeheer wordt gebruikt om toegang tot OnTrac in te richten, te controleren en te onderhouden. Een correcte gebruikersinrichting is belangrijk, omdat rollen en rechten direct bepalen wat iemand in OnTrac kan zien en doen.

Controleren welke gebruikers toegang hebben tot OnTrac.
Vastleggen of controleren van inlognaam, naam en e-mailadres.
Koppelen van een gebruiker aan de juiste unit of OrgUnit.
Toekennen van een of meerdere rollen.
Bekijken, wijzigen, resetten of verwijderen van gebruikersaccounts.

Voor welke rollen is dit relevant?

Rol	Gebruik
Beheerder	Beheert gebruikers, rollen en toegang binnen OnTrac.
Algemeen toetsleider	Kan gebruikersinformatie afhankelijk van de inrichting raadplegen.
Examenfunctionaris	Gebruikt gebruikersinformatie indirect voor controle of opvolging.

Belangrijkste onderdelen

Gebruikers zoeken

Bovenaan het scherm kan worden gezocht naar gebruikers. Gebruik de zoekvelden om het overzicht te beperken tot de juiste gebruiker of organisatorische eenheid.

Veld	Betekenis
Naam	Zoekt op de naam van de gebruiker.
OrgUnit	Filtert gebruikers op organisatorische eenheid.
Zoeken	Past de ingevulde zoekterm of het filter toe.

Gebruikersoverzicht

Na het zoeken worden de gevonden gebruikers weergegeven in het overzicht. Per gebruiker kunnen, afhankelijk van de rechten, acties beschikbaar zijn zoals Details, Reset en Verwijder.

Kolom	Betekenis
Naam	De volledige naam van de gebruiker.
Inlognaam	De gebruikersnaam waarmee wordt ingelogd.
Email	Het e-mailadres dat aan de gebruiker is gekoppeld.
Gebruikersrol	De rol of rollen die aan de gebruiker zijn gekoppeld.

Gebruiker toevoegen of wijzigen

Met Gebruiker toevoegen kan een nieuw gebruikersaccount worden aangemaakt. Met Details kan een bestaande gebruiker worden bekeken of aangepast. Wijzigingen moeten worden bevestigd voordat ze actief worden.

Veld	Betekenis
Unit	De organisatorische eenheid waaraan de gebruiker is gekoppeld.
Inlognaam	De naam waarmee de gebruiker inlogt.
Volledige naam	De volledige naam van de gebruiker.
Email	Het e-mailadres van de gebruiker.
Telefoon	Het telefoonnummer van de gebruiker, indien van toepassing.
Gebruikersrollen	De rollen die aan de gebruiker zijn toegekend.

Gebruikersrollen

Bij Gebruikersrollen wordt bepaald welke rol of rollen een gebruiker heeft. Een gebruiker kan meerdere rollen hebben. Wanneer meerdere rollen zijn toegekend, kan de gebruiker via het rolmenu van rol wisselen.

Een rol wordt vaak gekoppeld aan een organisatorische eenheid. Daardoor kan een gebruiker bijvoorbeeld rechten hebben op organisatieniveau, voor een specifieke locatie of binnen een bepaalde afnameorganisatie.

Controlepunt	Waarom belangrijk?
Juiste rol	Voorkomt dat een gebruiker te veel of te weinig menu-items ziet.
Juiste OrgUnit	Bepaalt op welk deel van de organisatie de rol van toepassing is.
Noodzakelijke rechten	Beperkt toegang tot wat nodig is voor de werkzaamheden.
Actieve rol	Een gebruiker kan meerdere rollen hebben, maar werkt steeds vanuit één actieve rol.

Zie ook

Dit artikel legt niet opnieuw de betekenis van elke rol uit. Zie het artikel Rollen binnen OnTrac voor een volledig overzicht. Dit artikel gaat over het koppelen van rollen aan gebruikers.

Praktische werkwijze: een rol toevoegen aan een gebruiker

Open Gebruikers.
Zoek de gebruiker op via Naam of OrgUnit.
Open de gebruiker via Details.
Controleer de bestaande gebruikersgegevens.
Klik op Rol toevoegen, of gebruik het onderdeel Gebruikersrollen.
Selecteer de juiste rol.
Koppel de rol aan de juiste Unit of OrgUnit.
Controleer of de gebruiker deze rechten daadwerkelijk nodig heeft.
Bevestig de wijziging met OK of Opslaan.

Gebruiker resetten of verwijderen

Met Reset kan een gebruikersaccount opnieuw worden ingesteld. De exacte werking kan per inrichting verschillen. Gebruik deze actie alleen wanneer duidelijk is waarvoor de reset bedoeld is.

Met Verwijder kan een gebruiker worden verwijderd, afhankelijk van rechten en inrichting.

Let op

Gebruik Verwijder zorgvuldig. Controleer eerst of verwijderen de juiste actie is, of dat aanpassen of deactiveren volgens de afspraken van de onderwijsinstelling beter past.

Wanneer iets niet klopt

Een gebruiker is niet zichtbaar

Mogelijke oorzaak	Controleer
Zoekterm of filter actief	Wis de zoekterm of reset de filters.
Verkeerde OrgUnit geselecteerd	Controleer of de gebruiker onder een andere organisatorische eenheid valt.
Gebruiker bestaat nog niet	Controleer of het account al is aangemaakt of gesynchroniseerd.
Gegevens nog niet bijgewerkt	Controleer of de koppeling of synchronisatie al heeft gedraaid.
Onvoldoende rechten	Controleer of jouw rol gebruikers mag bekijken of beheren.
Gebruiker verwijderd of niet actief	Controleer de afspraken rondom inactieve accounts.

Een menu-item ontbreekt bij een gebruiker

Wanneer een gebruiker een menu-item of actieknop niet ziet, heeft dit meestal te maken met rol, rechten, actieve rol of OrgUnit.

De gebruiker heeft niet de juiste rol.
De rol is gekoppeld aan de verkeerde OrgUnit.
De gebruiker werkt met een andere actieve rol.
Het onderdeel is niet ingericht voor de onderwijsinstelling.
Het account of de rolwijziging is nog niet volledig bijgewerkt.

Snelste controle

Controleer eerst de actieve rol van de gebruiker. Controleer daarna in Gebruikers welke rollen zijn toegekend en of deze aan de juiste OrgUnit zijn gekoppeld.

Belangrijke aandachtspunten

Controleer altijd of inlognaam en e-mailadres correct zijn.
Koppel gebruikers aan de juiste Unit of OrgUnit.
Ken alleen rollen toe die nodig zijn voor de werkzaamheden.
Controleer of rollen niet onnodig breed zijn ingericht.
Stem wijzigingen af met de organisatie wanneer meerdere gebruikers geraakt worden.
Test twijfelgevallen bij voorkeur eerst in de testomgeving.

Samenvatting

Gebruikers leggen vast wie toegang heeft tot OnTrac en met welke rol of rollen. De koppeling van gebruiker, unit en rol bepaalt wat iemand kan zien en doen. Ontbreekt een gebruiker, een rol of een menu-item? Controleer dan eerst de zoekterm en OrgUnit, en daarna de toegekende rol en de actieve rol van de gebruiker.