Ondersteuning voor studenten registreren, koppelen aan toetsen en toepassen bij planning en afname.
| Categorie | Beheer en inrichting |
| Hoofddoel | Ondersteuning van studenten bij toetsen registreren, koppelen aan toetsen en toepassen |
| Belangrijk voor | Beheerder / functioneel beheer / Algemeen toetsleider |
Afbeelding: hulpmiddelen binnen OnTrac, van registratie tot afname.
In het kort
Hulpmiddelen zijn voorzieningen of aanpassingen die bij een toets of examen kunnen worden gebruikt, zoals extra tijd, verklanking, spellingscontrole, rust of een grotere tekstgrootte. Binnen OnTrac worden hulpmiddelen gebruikt om ondersteuning te registreren, te koppelen aan toetsen en toe te passen bij planning, inschrijving en afname.
Hulpmiddelen kunnen op twee manieren in OnTrac terechtkomen: automatisch vanuit het studentinformatiesysteem, bijvoorbeeld EduArte of Osiris, via een koppeling met het integratieplatform, of handmatig beheerd in OnTrac wanneer een onderwijsinstelling geen gebruikmaakt van zo’n koppeling. Om de privacy van studenten te waarborgen toont OnTrac alleen het hulpmiddel zelf, bijvoorbeeld extra tijd, en niet de onderliggende leerproblematiek.
Let op Er kan altijd maar één bron van hulpmiddelen tegelijk actief zijn. Is de hulpmiddelenintegratie met het studentinformatiesysteem actief, dan worden hulpmiddelen uit andere bronnen, zoals een importbestand of het SelfService Portaal, genegeerd. |
Waarvoor wordt dit gebruikt?
Hulpmiddelen ondersteunen het hele traject van registratie tot en met afname.
| Gebruik | Wat betekent dit in de praktijk? |
| Toegestane ondersteuning registreren | Vastleggen welke ondersteuning een student mag gebruiken bij een toets of examen. |
| Hulpmiddelen koppelen aan toetsen | Bepalen bij welke toetsen een hulpmiddel gebruikt mag worden. |
| Studenten filteren bij inschrijven | Bij Groepsgewijs inschrijven filteren op hulpmiddelen, zodat studenten passend ingepland worden. |
| Afnames voorbereiden | Hulpmiddelen worden, waar van toepassing, automatisch verwerkt in het gekoppelde afnamesysteem, bijvoorbeeld Facet of Remindo. |
| Passende planning controleren | Controleren of studenten met een hulpmiddel op de juiste locatie, tijd of ruimte zijn ingepland. |
Voor welke rollen is dit relevant?
De beschikbare acties kunnen per onderwijsinstelling, inrichting en rol verschillen.
| Rol | Gebruik |
| Beheerder | Controleert welke hulpmiddelen beschikbaar zijn en koppelt hulpmiddelen aan toetsen. |
| Functioneel beheerder | Beoordeelt nieuwe hulpmiddelen die via de hulpmiddelenintegratie worden aangeboden en bepaalt de betekenis ervan in OnTrac. |
| Algemeen toetsleider | Gebruikt hulpmiddelen bij planning en inschrijving. |
| Examenfunctionaris | Gebruikt hulpmiddelen bij controle of administratieve opvolging. |
| Teamlid | Kan hulpmiddeleninformatie gebruiken bij begeleiding of controle, afhankelijk van de inrichting. |
Hoe past dit in het OnTrac-proces?
| Procesonderdeel | Relatie met hulpmiddelen |
| Aanmelden / vrijgeven | Hulpmiddelen kunnen onderdeel zijn van de studentinformatie. |
| Plannen | Hulpmiddelen kunnen invloed hebben op locatie, ruimte, tijd of capaciteit. |
| Inschrijven | Studenten kunnen bij Groepsgewijs inschrijven worden gefilterd op hulpmiddelen. |
| Afnemen | Hulpmiddelen ondersteunen de juiste afnamecondities en worden, waar mogelijk, automatisch verwerkt in het afnamesysteem. |
| Afsluiten | Hulpmiddelen kunnen relevant zijn bij controle of administratieve opvolging. |
Belangrijkste onderdelen
Hulpmiddelenintegratie
Beschikbare hulpmiddelen, en welke studenten daar recht op hebben, kunnen automatisch vanuit een studentinformatiesysteem worden aangeleverd via het integratieplatform. OnTrac ondersteunt op dit moment hulpmiddelen uit EduArte en Osiris. Zodra dit voor een onderwijsinstelling is ingericht, worden studenten automatisch gekoppeld aan hun hulpmiddelen. Nieuwe hulpmiddelen die nog niet in OnTrac bekend zijn, moeten eerst door een functioneel beheerder worden beoordeeld.
Belangrijk Is de hulpmiddelenintegratie actief, dan kunnen hulpmiddelen niet meer via een andere bron worden aangeleverd. Eventuele hulpmiddelen uit de studentonderwijsinschrijving worden dan genegeerd, en het is niet meer mogelijk om hulpmiddelen via het SelfService Portaal te importeren. |
Beheerscherm hulpmiddelen
Maakt een onderwijsinstelling geen gebruik van de hulpmiddelenintegratie, dan staan op dit scherm de standaard hulpmiddelen van OnTrac. De werking hiervan kan niet worden aangepast. Is de integratie wel actief, dan verschijnen hulpmiddelen uit het studentinformatiesysteem op dit scherm, en bepaalt de functioneel beheerder per hulpmiddel wat de betekenis ervan is in OnTrac.
Afbeelding: het beheerscherm hulpmiddelen, met per hulpmiddel de beschikbare opties.
Code en Omschrijving komen uit de integratie en kunnen niet worden aangepast. De overige kolommen bepalen de betekenis en werking van het hulpmiddel in OnTrac.
| Optie | Betekenis |
| Zichtbaar | Toont of verbergt het hulpmiddel in OnTrac. Verborgen hulpmiddelen blijven op te vragen via “Toon alles”. |
| Auditief | Studenten met dit hulpmiddel kunnen voor bepaalde toetsen een apart auditief examen afnemen in Facet. |
| Extra Tijd | De student heeft recht op extra tijd bij de geselecteerde toetsen. Wordt automatisch verwerkt in Remindo. |
| Rust | De student heeft recht op een rustige plek bij de geselecteerde toetsen. |
| Verklanking | De student heeft recht op verklanking bij de geselecteerde toetsen. Wordt automatisch verwerkt in Facet en Remindo. |
| Spellingscontrole | De student heeft recht op spellingscontrole bij de geselecteerde toetsen. Wordt automatisch verwerkt in Remindo. |
| Tekstgrootte | De student heeft recht op een toets met grotere letters. Wordt automatisch verwerkt in Remindo. |
| Toetspauzering | De student heeft recht op een pauze tijdens de toetsafname. Wordt automatisch verwerkt in Remindo. |
| Toon Hulpmiddel | Heeft geen effect op de koppeling met een afnamesysteem, maar wordt wel getoond in OnTrac. |
| Label | Tekst die getoond wordt wanneer Toon Hulpmiddel actief is. Is geen Label ingevuld, dan gebruikt OnTrac de Omschrijving. |
Voorbeelden van systeemhulpmiddelen
Naast hulpmiddelen uit een integratie kunnen systeemhulpmiddelen beschikbaar zijn. De werking van systeemhulpmiddelen kan niet worden aangepast.
| Code | Omschrijving |
| A-001 | Auditief |
| D-001 | Verklanking |
| E-001 | ER variant |
| H-001 | Extra Hulpmiddelen |
| H-002 | Spellingscontrole |
| H-003 | Tekstgrootte |
| R-001 | Rust |
| R-002 | Toetspauzering |
| T-001 | Extra Tijd (Taal) |
| T-002 | Extra Tijd (Rekenen) |
| T-003 | Extra Tijd |
Hulpmiddelen koppelen aan toetsen
Niet ieder hulpmiddel hoeft automatisch bij iedere toets beschikbaar te zijn. Door hulpmiddelen aan toetsen te koppelen, wordt bepaald wanneer een hulpmiddel toegepast mag worden binnen het examenproces. Dit kan op twee manieren.
| Manier | Werkwijze |
| Via het beheerscherm hulpmiddelen | Gebruik de knop Koppel toetsen om aan te vinken voor welke toetsen het hulpmiddel geldt. De kolom Aantal toetsen toont hoeveel toetsen op dit moment gekoppeld zijn. |
| Via Exameninrichting | Klik op een vak en scrol naar het onderdeel Hulpmiddelen voor…, onder de integratie-instellingen. Handig wanneer er later nieuwe toetsen bijkomen. |
Afbeelding: hulpmiddelen koppelen aan een vak via Exameninrichting.
Controlepunt Is een hulpmiddel niet beschikbaar bij planning of inschrijving, controleer dan eerst of het hulpmiddel aan de juiste toets is gekoppeld. Het hulpmiddel is alleen zichtbaar bij evenementen waar zo’n gekoppelde toets wordt afgenomen. |
Hulpmiddelen beschikbaar stellen op evenementen
Hulpmiddelen worden niet rechtstreeks op het evenement beschikbaar gesteld, maar per vak binnen het evenement. Via de dropdown in de kolom Hulpmiddelen kan worden geselecteerd welke hulpmiddelen bij dat vak van toepassing zijn. Alleen hulpmiddelen die eerder aan de toets zijn gekoppeld, verschijnen hier als optie.
Afbeelding: hulpmiddelen per vak selecteren binnen een evenement.
Op de Examenmap van het evenement is vervolgens terug te zien welke voorzieningen voor een vak gelden, bijvoorbeeld Rust bij Nederlands 3F maar niet bij Rekenen 3F.
Afbeelding: hulpmiddelen per vak zoals zichtbaar in de Examenmap.
Hulpmiddelen bij studenten
Hulpmiddelen zijn ook aan studenten gekoppeld. Bij Groepsgewijs inschrijven kan bijvoorbeeld worden gefilterd op hulpmiddelen, zodat studenten met specifieke ondersteuning makkelijker passend ingepland kunnen worden. In het student examenplan staat bij relevante toetsen een waarschuwingsicoon; hierop klikken toont welke hulpmiddelen precies gelden voor dat vak. Op het tabblad met studentgegevens is te zien welke hulpmiddelen exact aan de student zijn gekoppeld.
Belangrijk Is de hulpmiddelenintegratie actief, dan verschijnen op de studentgegevens alle hulpmiddelen die de student vanuit het studentinformatiesysteem zou moeten krijgen. Deze hulpmiddelen kunnen dan niet meer handmatig in OnTrac worden aangepast: wijzigingen moeten in het SIS worden gemaakt. Zonder actieve integratie kunnen hulpmiddelen bij studenten alleen via het SelfService Portaal worden aangepast. |
Import van hulpmiddelen
Zolang er geen automatische hulpmiddelenintegratie actief is, kunnen hulpmiddelen ook via een importbestand worden aangeleverd, bijvoorbeeld via het SelfService Portaal. Gebruik altijd de officiële templates en documentatie en pas geen kolommen of kolomnamen aan.
| Waarde | Betekenis |
| D | Verklanking |
| R | Rust |
| DR | Verklanking en Rust |
| RD | Rust en Verklanking |
Let op Is de hulpmiddelenintegratie met het studentinformatiesysteem actief, dan is deze de enige bron van hulpmiddelen. Een importbestand of het SelfService Portaal kan dan niet meer gebruikt worden om hulpmiddelen aan te leveren. |
Praktische werkwijze: hulpmiddelen toewijzen
- Controleer of de onderwijsinstelling gebruikmaakt van de hulpmiddelenintegratie met het studentinformatiesysteem, of van handmatig beheer in OnTrac.
- Beoordeel als functioneel beheerder nieuwe hulpmiddelen die via de integratie verschijnen, en vink de juiste betekenis aan, bijvoorbeeld Extra Tijd, Rust of Verklanking.
- Koppel het hulpmiddel aan de relevante toetsen, via het beheerscherm hulpmiddelen of via Exameninrichting.
- Stel bij het plannen van een evenement per vak in welke gekoppelde hulpmiddelen van toepassing zijn.
- Controleer bij Groepsgewijs inschrijven of studenten met hulpmiddelen passend worden ingepland.
- Controleer tijdens de afname de Examenmap en het student examenplan op de juiste voorzieningen.
Wanneer een hulpmiddel niet zichtbaar is of niet werkt
Controleer bij twijfel eerst of het hulpmiddel aan de juiste toets is gekoppeld, en of de student het hulpmiddel daadwerkelijk heeft.
| Situatie | Controleer eerst |
| Het hulpmiddel is niet gekoppeld aan de toets | Koppel het hulpmiddel via het beheerscherm hulpmiddelen of via Exameninrichting. |
| Het hulpmiddel is niet correct geïmporteerd | Controleer het importbestand en de gebruikte codes; wijzig geen kolommen of kolomnamen. |
| De student heeft het hulpmiddel niet gekoppeld gekregen | Is er een hulpmiddelenintegratie actief, controleer dan het SIS. Zonder integratie: controleer het SelfService Portaal. |
| De toets is niet correct ingericht | Controleer de exameninrichting en de integratie-instellingen van het vak. |
| Er is een filter actief | Controleer of er bij Groepsgewijs inschrijven of in een overzicht een filter op hulpmiddelen actief staat. |
| De gebruiker heeft onvoldoende rechten | Controleer de rol en rechten van de gebruiker. |
| Gegevens zijn nog niet bijgewerkt vanuit een gekoppeld systeem | Controleer of de synchronisatie met het studentinformatiesysteem is voltooid. |
Belangrijke aandachtspunten
- Controleer of hulpmiddelen bij de juiste toetsen beschikbaar zijn.
- Controleer of studenten correct zijn geregistreerd en gekoppeld.
- Gebruik bij import altijd de juiste, officiële codes en templates.
- Houd rekening met ruimte, tijd en begeleiding bij het inplannen van studenten met hulpmiddelen.
- Is de hulpmiddelenintegratie actief, wijzig hulpmiddelen dan in het studentinformatiesysteem en niet handmatig in OnTrac.
- Stem wijzigingen in hulpmiddelen af met de beheerder en de examenorganisatie.
Samenvatting
Hulpmiddelen registreren ondersteuning voor studenten en bepalen, via een koppeling aan toetsen, wanneer deze ondersteuning mag worden toegepast. Ze kunnen automatisch vanuit het studentinformatiesysteem worden aangeleverd, of handmatig worden beheerd wanneer er geen integratie actief is; er is altijd maar één bron tegelijk. Bij planning worden hulpmiddelen per vak beschikbaar gesteld, en bij afname zijn ze terug te zien in de Examenmap en het student examenplan. Is een hulpmiddel niet zichtbaar of werkt het niet, controleer dan eerst de koppeling aan de toets en de bron van de hulpmiddelengegevens.