Beheer en inrichting van examens, toetsvakken, checklist items en afnameconfiguratie templates.
| Categorie | Beheer en inrichting |
| Hoofddoel | Examens, checklist items en afnameconfiguratie inrichten |
| Belangrijk voor | Beheerder |
Exameninrichting is het onderdeel binnen OnTrac waarin examens, toetsvakken en bijbehorende configuraties worden beheerd. Deze gegevens worden gebruikt bij het koppelen van examens aan studenten, het plannen van examenmomenten, het inschrijven van studenten en het voorbereiden van afnames.
Exameninrichting bepaalt welke examens en instellingen later beschikbaar zijn in het proces. Klopt de inrichting niet, dan kunnen examens ontbreken bij koppelen, plannen of inschrijven.
Belangrijk Wanneer een examen of vak niet zichtbaar is bij Examens koppelen, Groepsgewijs inschrijven of het aanmaken van een examenmoment, controleer dan eerst de exameninrichting, de filters en de actieve status. |
Waarvoor wordt exameninrichting gebruikt?
Exameninrichting legt vast welke examens of toetsvakken beschikbaar zijn en hoe deze in het proces gebruikt kunnen worden.
- Welke examens beschikbaar zijn bij Examens koppelen.
- Welke vakken gekozen kunnen worden bij Groepsgewijs inschrijven.
- Welke examens of vakken gebruikt kunnen worden bij examenmomenten.
- Welke checklist items beschikbaar zijn voor controles rondom afnames.
- Welke afnameconfiguratie templates beschikbaar zijn voor gekoppelde afnamesystemen.
- Welke examens actief of niet actief zijn.
Voor welke rollen is dit relevant?
| Rol | Gebruik |
| Beheerder | Richt examens, toetsvakken, checklist items en afnameconfiguratie templates in en beheert wijzigingen. |
| Algemeen toetsleider | Gebruikt ingerichte examens bij koppelen, plannen en inschrijven, en signaleert ontbrekende inrichting. |
| Examenfunctionaris | Gebruikt exameninformatie voor controle, afhandeling, rapportage en administratieve opvolging. |
| Teamlid | Kan afhankelijk van rechten examens of planning raadplegen, maar beheert de inrichting meestal niet. |
De beschikbare onderdelen en acties kunnen per onderwijsinstelling, rol en inrichting verschillen.
Hoe past dit in het OnTrac-proces?
| Procesonderdeel | Relatie met Exameninrichting |
| Aanmelden / vrijgeven | Examens moeten beschikbaar zijn voordat studenten eraan gekoppeld kunnen worden. |
| Plannen | Examens of vakken worden gebruikt bij het aanmaken van examenmomenten. |
| Inschrijven | Studenten kunnen alleen worden ingeschreven voor examens die correct zijn ingericht. |
| Afnemen | Checklist items en afnameconfiguratie templates ondersteunen voorbereiding en uitvoering van afnames. |
| Afsluiten | Correcte exameninrichting ondersteunt controle, verwerking en rapportage. |
Belangrijkste onderdelen
Exameninrichting bestaat uit drie onderdelen:
| Onderdeel | Betekenis |
| Examenvakken | Bevat de examens of toetsvakken die binnen OnTrac gebruikt kunnen worden. |
| Checklist items | Bevat controlepunten die bij voorbereiding, uitvoering of afronding van afnames gebruikt kunnen worden. |
| Afnameconfiguratie templates | Bevat templates voor de configuratie van afnamesystemen, zoals Remindo of TOA. |
Examenvakken
In de tab Examenvakken worden examens en toetsvakken beheerd. Dit is meestal het belangrijkste onderdeel van de exameninrichting, omdat deze gegevens bepalen welke examens later beschikbaar zijn bij koppelen, plannen en inschrijven.
| Kolom of veld | Betekenis |
| Code | De technische of administratieve code van het examen of vak. |
| Naam | De herkenbare naam van het examen of vak. |
| Soort | Het type examen, bijvoorbeeld COE, Instelling of TOA. |
| Groep | De groep waaronder het examen of vak is ingedeeld. |
| Actieve status | Bepaalt of het examen of vak beschikbaar is in het proces. |
Zoeken en filteren
Bovenaan het overzicht kunnen examenvakken worden gezocht en gefilterd. Gebruik dit vooral wanneer een examen niet direct zichtbaar is.
| Filter | Betekenis |
| Zoeken | Zoekt op tekst, bijvoorbeeld code of naam. |
| Soort | Filtert op het type examen of vak. |
| Groep | Filtert op de groep waartoe het examen of vak behoort. |
| Toon alleen actieve toetsen | Toont alleen examens of toetsen die actief zijn. |
Controleer eerst de filters Wanneer een examen niet zichtbaar is, controleer dan eerst de zoekterm, soort, groep en de optie Toon alleen actieve toetsen. |
Vak toevoegen
Met Vak toevoegen kan een nieuw examen of toetsvak worden toegevoegd aan de exameninrichting. Vul alleen gegevens in waarvan duidelijk is hoe ze binnen de onderwijsinstelling en eventuele afnamesystemen gebruikt worden.
- Code
- Naam
- Soort
- Groep
- Actieve status
- Eventuele koppeling met een afnameconfiguratie template
De exacte velden kunnen verschillen per inrichting en per type examen.
Checklist items
Checklist items zijn vaste controlepunten die gebruikers helpen om afnames op een consistente manier voor te bereiden, uit te voeren of administratief af te ronden.
| Onderdeel | Betekenis |
| Naam | De naam van het checklist item. |
| Actief | Bepaalt of het checklist item beschikbaar is. |
| Volgnummer | Bepaalt de volgorde waarin checklist items worden getoond. |
Voorbeelden van checklist items zijn: Wachtwoord strookjes geprint, Presentielijst geprint, Procesverbaal template geprint en Surveillanten gebeld.
Beheerafspraak Verwijder checklist items niet zomaar tijdens een actieve examenperiode. Pas liever de actieve status of volgorde aan als bestaande processen of rapportages hierop steunen. |
Afnameconfiguratie templates
Afnameconfiguratie templates worden gebruikt voor de inrichting van afnames in gekoppelde afnamesystemen. Denk aan standaardtemplates voor Remindo, TOA of andere gekoppelde systemen. Door met templates te werken, worden afnames consistenter ingericht.
| Kolom | Betekenis |
| Naam | De naam van het template. |
| Afnamesysteem | Het afnamesysteem waarvoor het template wordt gebruikt. |
| Default | Geeft aan of het template als standaardtemplate wordt gebruikt. |
| Details | Opent het template om de details te bekijken of te beheren. |
Met Template toevoegen kan, afhankelijk van rechten en inrichting, een nieuw template worden toegevoegd.
Praktische werkwijze: een examenvak toevoegen
- Ga naar Exameninrichting en open de tab Examenvakken.
- Gebruik zoeken en filters om te controleren of het vak al bestaat.
- Klik op Vak toevoegen.
- Vul code, naam, soort en groep in.
- Zet de actieve status aan zodra het vak gebruikt mag worden.
- Koppel eventueel een afnameconfiguratie template.
- Sla de wijzigingen op.
Wanneer een examen of vak ontbreekt
Wanneer een examen of vak niet zichtbaar is in OnTrac, kan dit verschillende oorzaken hebben.
| Controlepunt | Mogelijke oorzaak |
| Zoekterm of filter | Er staat nog een zoekterm of filter actief waardoor het examen verborgen is. |
| Actieve status | Het examen of vak is niet actief, terwijl alleen actieve toetsen worden getoond. |
| Soort of groep | De verkeerde soort of groep is geselecteerd. |
| Inrichting | Het examen of vak is nog niet volledig ingericht. |
| Rechten | De gebruiker heeft onvoldoende rechten om het examen te bekijken of te beheren. |
| Koppeling | De koppeling met een afnamesysteem is nog niet beschikbaar of bijgewerkt. |
Controleer eerst de filters en de actieve status. Ontbreekt het examen daarna nog steeds? Dan kan de inrichting worden gecontroleerd door de beheerder van OnTrac binnen de onderwijsinstelling.
Belangrijke aandachtspunten
- Gebruik herkenbare codes en namen, zodat gebruikers het juiste examen kunnen vinden.
- Controleer of de juiste soort is gekozen, bijvoorbeeld COE, Instelling of TOA.
- Zet alleen actuele examens of toetsen actief.
- Controleer of examens in de juiste groep staan.
- Houd checklist items actueel en sluit ze aan op de werkwijze van de onderwijsinstelling.
- Controleer of afnameconfiguratie templates correct gekoppeld zijn aan het juiste afnamesysteem.
- Stem wijzigingen af met gebruikers die examens koppelen, plannen of inschrijven.
Samenvatting
Exameninrichting legt de basis voor examens, toetsvakken, checklist items en afnameconfiguratie templates binnen OnTrac. Deze inrichting bepaalt welke examens en instellingen later beschikbaar zijn bij koppelen, plannen, inschrijven en afnemen.
Kernboodschap Exameninrichting is een voorwaarde voor het vervolgproces. Klopt de inrichting niet, dan kunnen examens ontbreken bij koppelen, plannen of inschrijven. |