Studenten, groepen of opleidingen ordenen binnen OnTrac.

Categorie	Beheer en inrichting (Stamgegevens)
Hoofddoel	Teams en teamleden beheren
Belangrijk voor	Beheerder / key user

Afbeelding: overzicht van teams met naam, omschrijving, teamleider en teamleden. Namen zijn ter illustratie.

In het kort

Binnen OnTrac worden studenten gegroepeerd in teams. Een team kan overeenkomen met een opleiding, klas, locatie, cohort of andere organisatorische indeling. De exacte betekenis van een team kan per onderwijsinstelling verschillen.

Teams zijn onderdeel van Stamgegevens, net als Afname Organisatie, Organisatie en Gebouwen en lokalen. Waar die onderdelen gaan over wie de afname organiseert, bij welk organisatieonderdeel iets hoort en waar de afname plaatsvindt, gaat Teams over de indeling van studenten zelf.

Let op

Dit artikel beschrijft het onderdeel Teams binnen Stamgegevens, waar teams worden aangemaakt en beheerd. Wil je de inschrijfstatus en voortgang per team volgen? Zie daarvoor het artikel Teamlid dashboard.

Waarvoor wordt dit gebruikt?

Teams worden gebruikt om studenten logisch te ordenen en om die ordening elders in OnTrac te benutten.

Studenten, opleidingen of groepen logisch ordenen binnen OnTrac.
Een teamleider koppelen aan een team.
Teamleden toevoegen aan of verwijderen uit een team.
Teams activeren of deactiveren.
Teams gebruiken bij Examens koppelen en Groep inschrijven.
Inschrijfstatus en voortgang per team monitoren via het Teamlid dashboard.

Voor welke rollen is dit relevant?

De beschikbare acties kunnen per onderwijsinstelling, inrichting en rol verschillen.

Rol	Gebruik
Beheerder	Maakt teams aan, koppelt teamleiders en beheert teamleden.
Key user / functioneel beheer	Controleert of de teamindeling aansluit op de werkwijze van de onderwijsinstelling.
Teamlid / vakdocent	Gebruikt teamgegevens om de eigen studenten te volgen, bijvoorbeeld via het Teamlid dashboard.
Algemeen toetsleider	Gebruikt teams bij planning, inschrijving en afname.

Hoe past dit in het OnTrac-proces?

Teams ondersteunen bijna elke fase van het OnTrac-proces, van het vrijgeven van examens tot rapportage.

Procesonderdeel	Relatie met Teams
Aanmelden / vrijgeven	Teams helpen om de juiste studenten of groepen te vinden en vrij te geven voor examens via Examens koppelen.
Inschrijven	Teams ondersteunen het zoeken en plaatsen van studenten op examenmomenten via Groep inschrijven.
Afnemen	Teamgegevens helpen bij voorbereiding en opvolging tijdens de afname.
Afsluiten	Teams ondersteunen rapportage en controle op voortgang per groep of opleiding.

Belangrijkste onderdelen

Elk team bestaat uit de volgende velden:

Veld	Betekenis	Verplicht?
Naam	De code of afkorting van het team, bijvoorbeeld “ZWA-VP2”.	Ja
Omschrijving	De herkenbare naam van het team.	Ja
Teamleider	De persoon die verantwoordelijk is voor het team, gekozen uit een lijst. Staat standaard op “Onbekend” totdat deze wordt toegewezen.	Nee
Actief	Geeft aan of het team actief is. Alleen actieve teams zijn beschikbaar bij Examens koppelen en Groep inschrijven.	Ja
Teamleden	De studenten of gebruikers die aan het team zijn gekoppeld, te beheren via het plus-icoon naast het team.	Nee

Belangrijk

Een team zonder teamleider blijft functioneren, maar het is aan te raden om waar mogelijk een teamleider te koppelen. Dit maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor het team en voorkomt onduidelijkheid bij opvolging.

Praktische werkwijze: een team beheren

Ga naar Stamgegevens en open het onderdeel Teams.
Gebruik de zoekbalk bovenaan om een bestaand team te vinden op naam, omschrijving of teamleider.
Pas indien nodig de Omschrijving aan, of selecteer een Teamleider uit de lijst.
Vink Actief aan of uit om het team te activeren of te deactiveren.
Klik op het plusicoon bij Teamleden om studenten of gebruikers aan het team te koppelen.
Klik op Alle wijzigingen opslaan om de aanpassingen vast te leggen.

Wanneer iets niet zichtbaar is of niet lukt

Controleer bij twijfel eerst of het team actief is en of teamleden correct gekoppeld zijn.

Situatie	Controleer eerst
Een team is niet zichtbaar bij Examens koppelen of Groep inschrijven	Staat het team op Actief? Gebruik je de juiste zoekterm of filter?
Een teamlid ontbreekt in het team	Is de student daadwerkelijk aan het team gekoppeld via Teamleden? Zijn gegevens bijgewerkt of gesynchroniseerd?
Wijzigingen worden niet opgeslagen	Is op Alle wijzigingen opslaan geklikt? Heeft de gebruiker voldoende rechten?
De inschrijfstatus per team klopt niet	Controleer de geselecteerde periode en filters in het Teamlid dashboard; teamstatussen zijn periodeafhankelijk.

Belangrijke aandachtspunten

Gebruik korte, consistente teamcodes en duidelijke omschrijvingen.
Koppel waar mogelijk een teamleider aan elk team.
Deactiveer teams die niet meer gebruikt worden, in plaats van ze te verwijderen.
Controleer regelmatig of teamleden nog correct zijn gekoppeld.
Pas teamindelingen niet zomaar aan tijdens een actieve examenperiode.

Samenvatting

Teams groeperen studenten, opleidingen of groepen binnen OnTrac en worden vastgelegd met een naam, omschrijving, teamleider en teamleden. Teams zijn onderdeel van Stamgegevens en worden gebruikt bij Examens koppelen, Groep inschrijven en rapportage. Wil je de inschrijfstatus en voortgang per team volgen? Gebruik daarvoor het Teamlid dashboard.