Configuraties die bepalen hoe OnTrac zich gedraagt binnen de onderwijsinstelling.
| Categorie | Beheer en inrichting |
| Hoofddoel | Het gedrag van OnTrac afstemmen op de werkwijze van de onderwijsinstelling |
| Belangrijk voor | Beheerder / functioneel beheer / key user |
Afbeelding: de belangrijkste groepen instellingen binnen OnTrac.
Kernboodschap Instellingen bepalen het gedrag van OnTrac. Een kleine wijziging kan gevolgen hebben voor meerdere rollen, schermen en processtappen. Pas instellingen daarom alleen aan wanneer duidelijk is wat het effect is. |
In het kort
Instellingen zijn configuraties waarmee wordt bepaald hoe OnTrac zich gedraagt binnen een onderwijsinstelling. Ze hebben invloed op onder andere labels en benamingen, inschrijvingen, e-mails, evenementen en afnames, resultaten, incidentinformatie en integraties.
Instellingen worden meestal tijdens de implementatie ingericht. Daarna worden ze alleen aangepast wanneer de werkwijze van de onderwijsinstelling verandert, of wanneer een proces bewust anders moet gaan werken.
Waarvoor wordt dit gebruikt?
Instellingen zorgen ervoor dat OnTrac aansluit op de werkwijze van de onderwijsinstelling. Ze bepalen niet alleen wat gebruikers zien, maar soms ook wat gebruikers kunnen doen, of wat automatisch op de achtergrond gebeurt.
| Gebruik | Wat betekent dit in de praktijk? |
| Labels en termen bepalen | De instelling kan eigen benamingen gebruiken, bijvoorbeeld voor team, teamlid, OrgUnit of examencentrum. |
| Inschrijven sturen | Instellingen kunnen bepalen of inschrijven over organisatie-eenheden heen mag, en of hulpmiddelen worden gecontroleerd. |
| Evenementen en afnames ondersteunen | Instellingen kunnen invloed hebben op evenementnamen, aanwezigheid, afnametype en het tonen van de toetsinlog-url. |
| Communicatie aansturen | Bevestigingsmails, reminders en feedbackadressen worden via instellingen ondersteund. |
| Resultaten verwerken | Sommige instellingen bepalen of resultaten automatisch kunnen worden vastgesteld, en met welke cesuur. |
| Integraties en gegevensverwerking beheren | Instellingen kunnen invloed hebben op groepenintegratie, managementinformatie en gegevensverwerking. |
Voor welke rollen is dit relevant?
De beschikbare instellingen en wijzigingsrechten kunnen per onderwijsinstelling verschillen.
| Rol | Gebruik |
| Beheerder | Beheert en controleert instellingen. Past waarden alleen aan wanneer het effect bekend is en afgestemd is met de organisatie. |
| Algemeen toetsleider | Merkt de gevolgen van instellingen bij planning, inschrijving, afnames, capaciteit en communicatie. |
| Examenfunctionaris | Gebruikt de gevolgen van instellingen bij incidenten, resultaten, rapportages en administratieve opvolging. |
| Functioneel beheer / key user | Controleert tijdens implementatie of instellingen aansluiten op de gewenste werkwijze en documenteert gemaakte keuzes. |
Hoe past dit in het OnTrac-proces?
Instellingen werken niet in één processtap, maar beïnvloeden het gedrag van OnTrac door het hele proces heen.
| Procesonderdeel | Relatie met instellingen |
| Aanmelden / vrijgeven | Instellingen kunnen invloed hebben op zichtbaarheid, groepen, labels en studentgegevens. |
| Plannen | Instellingen kunnen invloed hebben op evenementnamen, locaties, afnametypes en templates. |
| Inschrijven | Instellingen kunnen bepalen of inschrijven over OrgUnits heen mogelijk is en of hulpmiddelen worden gecontroleerd. |
| Afnemen | Instellingen kunnen bepalen hoe aanwezigheid, de toetsinlog-url, hulpmiddelen en afname-informatie worden gebruikt. |
| Afsluiten | Instellingen kunnen invloed hebben op resultaten, incidentinformatie, notificaties en rapportages. |
Belangrijkste onderdelen
Instellingenoverzicht
In het instellingenoverzicht worden instellingen meestal weergegeven met een technische naam, een ingestelde waarde en een standaardwaarde. Niet iedere instelling heeft een eigen waarde nodig: wanneer geen specifieke waarde is ingesteld, geldt de standaardwaarde.
| Kolom | Betekenis |
| Naam | De technische naam van de instelling. Deze naam is vooral bedoeld voor beheer en implementatie. |
| Waarde | De waarde die specifiek voor de onderwijsinstelling is ingesteld. |
| Standaardwaarde | De waarde die gebruikt wordt wanneer geen instelling-specifieke waarde is vastgelegd. |
Let op Wijzig een instelling nooit alleen op basis van de naam. Controleer altijd welk proces door de instelling wordt beïnvloed, en of de waarde past bij de lokale werkwijze. |
De instellingen kunnen functioneel worden verdeeld in zeven groepen. Onderstaande uitleg helpt om te begrijpen wat elke groep doet en wanneer je deze controleert.
1. Labels en benamingen
Deze instellingen bepalen welke termen gebruikers in OnTrac zien. Ze veranderen meestal niet de werking van het proces, maar wel de naamgeving in schermen, filters en overzichten. Dit is belangrijk wanneer een onderwijsinstelling eigen termen gebruikt voor teams, organisatorische eenheden of afname-eenheden.
| Voorbeeldinstelling | Wat doet deze instelling? |
| OrgUnitLabel | Bepaalt welk label wordt getoond voor OrgUnit of organisatorische eenheid. |
| TeamLabel | Bepaalt welk label wordt gebruikt voor team. |
| TeamLidLabel / VakTeamLidLabel | Bepaalt hoe teamleden of vakteamleden in OnTrac worden aangeduid. |
| TeamLeiderLabel | Bepaalt welke benaming wordt gebruikt voor teamleider. |
| AfnameUnitLabel | Bepaalt het label voor de afname-eenheid, bijvoorbeeld examencentrum. |
Praktisch voorbeeld Noemt een instelling het begrip “team” intern anders, dan kan een labelinstelling OnTrac beter laten aansluiten op de eigen taal. De onderliggende gegevens veranderen daarmee niet. |
2. Inschrijven en uitschrijven
Deze instellingen hebben direct invloed op het inschrijfproces. Ze bepalen bijvoorbeeld of gebruikers studenten mogen inschrijven buiten de eigen organisatorische eenheid, of OnTrac hulpmiddelen controleert, en of toekomstige inschrijvingen automatisch worden ingetrokken wanneer een onderwijsinschrijving stopt.
| Voorbeeldinstelling | Wat doet deze instelling? |
| MagInAndereOrgUnitInschrijven | Bepaalt of een student in een andere OrgUnit mag worden ingeschreven dan de eigen context. |
| ControleerHulpmiddelenBijInschrijven | Bepaalt of OnTrac bij inschrijven controleert of benodigde hulpmiddelen beschikbaar zijn op het examenmoment. |
| AutomatischUitschrijven | Bepaalt of toekomstige toetspogingen automatisch worden uitgeschreven wanneer een relevante onderwijsinschrijving wordt gedeactiveerd. |
| VerstuurUitschrijfBevestiging | Bepaalt of een bevestiging of notificatie wordt verstuurd wanneer een student wordt teruggetrokken van een evenement. |
Controlepunt Wanneer inschrijven niet lukt, of wanneer studenten niet op een bepaald moment geplaatst mogen worden, controleer dan naast periode, vak en capaciteit ook de instellingen rondom inschrijven en hulpmiddelen. |
3. Evenementen en afnames
Deze instellingen beïnvloeden hoe examenmomenten en afnames zich gedragen. Ze kunnen bepalen hoe evenementnamen worden opgebouwd, hoe aanwezigheid standaard wordt geregistreerd, wanneer een toetsinlog-url zichtbaar wordt en op welk niveau afnametypes worden ingericht.
| Voorbeeldinstelling | Wat doet deze instelling? |
| EventNaamFormaat | Bepaalt hoe de naam van een evenement automatisch wordt opgebouwd, bijvoorbeeld met locatie, datum, tijd of vakcode. |
| AfnameStandaardAfwezig | Bepaalt of studenten standaard als aanwezig of afwezig worden geregistreerd bij een afname. |
| WeergevenToetsInlogUrl | Bepaalt hoeveel minuten voor een evenement de toetsinlog-url zichtbaar wordt, wanneer dit wordt gebruikt. |
| AfnameTypeOpLocatieNiveau | Bepaalt of afnametype-instellingen op locatie- of organisatieniveau worden toegepast. |
Praktisch voorbeeld Bij EventNaamFormaat kunnen onderdelen zoals locatie, lokaal, jaar, dag, maand, starttijd, eindtijd, vaknaam of vakcode worden gebruikt. Spreek vooraf af welke naamgeving begrijpelijk is voor gebruikers en bruikbaar is in rapportages. |
4. E-mail en notificaties
Deze instellingen bepalen wanneer OnTrac berichten verstuurt of notificaties ondersteunt. Ze werken samen met mailtemplates: een juiste instelling zonder goed mailtemplate kan alsnog leiden tot onduidelijke communicatie, en andersom.
| Voorbeeldinstelling | Wat doet deze instelling? |
| VersturenBevestigingsEmail | Bepaalt hoe bevestigingsmails worden verzonden, bijvoorbeeld niet, direct of op aanvraag. |
| MailFeedbackAdres | Het e-mailadres waar feedback of systeemmeldingen naartoe worden gestuurd. |
| ReminderNotificatieVersturen | Bepaalt of studenten een reminder ontvangen voor een aankomend examen. |
| ReminderNotificatieAantalDagen | Bepaalt hoeveel dagen voor het examen een reminder wordt verstuurd. |
Controlepunt Ontvangen studenten geen bevestiging of reminder, controleer dan zowel de instelling als het mailtemplate, het e-mailadres van de student en de gebeurtenis die de mail moet starten. Zie ook het artikel Mail Templates. |
5. Resultaten
Deze instellingen zijn relevant wanneer resultaten automatisch of deels automatisch worden verwerkt. Ze bepalen of automatische resultaatvaststelling mogelijk is en welke waarden daarbij worden gebruikt. Dit heeft administratieve impact en moet daarom zorgvuldig worden afgestemd.
| Voorbeeldinstelling | Wat doet deze instelling? |
| AutomatischResultatenVaststellen | Bepaalt of resultaten automatisch vastgesteld kunnen worden. |
| AutomatischResultatenCesuur | Bepaalt welke cesuur wordt gebruikt bij automatische vaststelling, wanneer dit proces is ingericht. |
| AutomatischResultatenMedewerkerCode | Bepaalt welke medewerkercode wordt gebruikt bij automatisch publiceren of vaststellen van resultaten. |
Belangrijk Resultaatinstellingen raken het formele administratieve proces. Pas deze instellingen alleen aan na afstemming met de verantwoordelijke functioneel beheerder en de onderwijsinstelling. |
6. Incidenten
Incidentinstellingen bepalen welke informatie over incidenten zichtbaar kan zijn voor studenten. Dit is gevoelig, omdat incidentinformatie inhoudelijk en administratief van belang kan zijn.
| Voorbeeldinstelling | Wat doet deze instelling? |
| StudentIncidentInfoWeergave | Bepaalt welke incidentinformatie aan studenten wordt getoond: geen informatie, omschrijving, beslissing of motivatie, afhankelijk van de inrichting. |
Aandachtspunt Is incidentinformatie niet, of juist wel zichtbaar voor studenten, controleer dan deze instelling en de lokale afspraken rondom communicatie en besluitvorming. |
7. Integraties en gegevensverwerking
Deze instellingen hebben invloed op gegevensuitwisseling, groepenverwerking, managementinformatie en bewaartermijnen. Ze zijn vooral relevant tijdens implementatie, beheer en het oplossen van datavragen.
| Voorbeeldinstelling | Wat doet deze instelling? |
| GebruikGroepenIntegratie | Bepaalt of de groepenintegratie wordt gebruikt. |
| GroepenServiceImportType | Bepaalt welke groepsoorten worden gebruikt bij het bepalen of verwerken van groepen. |
| ManagementInformation.Enabled | Bepaalt of managementinformatie actief is voor de omgeving. |
| ManagementInformation.DestinationFolder | Bepaalt waar managementinformatie wordt geplaatst of verwerkt. |
| InactieveStudentVerwijderenTermijn | Bepaalt na hoeveel maanden inactieve studenten kunnen worden verwijderd, afhankelijk van de inrichting. |
Beheeradvies Wijzig integratie-instellingen alleen wanneer duidelijk is welke brongegevens, koppelingen en rapportages hierdoor worden geraakt. |
Praktische werkwijze: een instelling wijzigen
Instellingen zijn geen gewone tekstvelden. Een wijziging kan direct effect hebben op het proces. Gebruik daarom altijd een vaste werkwijze.
- Bepaal welk probleem of welke proceswijziging de aanleiding is.
- Zoek de relevante instelling op en noteer de huidige waarde en de standaardwaarde.
- Controleer welke rollen, schermen en processtappen door de instelling worden geraakt.
- Stem de wijziging af met de verantwoordelijke beheerder of projectverantwoordelijke.
- Test de wijziging bij voorkeur eerst in de testomgeving.
- Leg vast welke waarde is aangepast, waarom dit is gedaan en vanaf wanneer de wijziging geldt.
- Controleer na de wijziging of het verwachte gedrag in OnTrac zichtbaar is.
Wanneer instellingen niet het verwachte effect hebben
Controleer instellingen vooral wanneer gedrag in OnTrac afwijkt van wat gebruikers verwachten, bijvoorbeeld wanneer communicatie, inschrijven, afnames of resultaten anders werken dan afgesproken.
| Situatie | Controleer vooral |
| Bevestigingsmails of reminders worden niet verstuurd | E-mailinstellingen, mailtemplates, e-mailadressen en de gebeurtenis die de mail moet starten. |
| Evenementnamen worden niet volgens afspraak opgebouwd | EventNaamFormaat en de onderdelen die in de naamgeving worden gebruikt. |
| Studenten kunnen wel of niet over OrgUnits heen worden ingeschreven | Instellingen rondom inschrijven en OrgUnit-beperkingen. |
| Hulpmiddelen worden niet gecontroleerd bij inschrijven | ControleerHulpmiddelenBijInschrijven en de hulpmiddeleninrichting. |
| Resultaten worden niet automatisch vastgesteld | Resultaatinstellingen, cesuur, rechten en resultaatbeschikbaarheid. |
| Incidentinformatie is onverwacht zichtbaar of juist niet zichtbaar | StudentIncidentInfoWeergave en lokale communicatieafspraken. |
| Groepen worden niet correct verwerkt | Groepenintegratie, importtype en synchronisatie. |
Belangrijke aandachtspunten
- Controleer altijd de huidige waarde en de standaardwaarde voordat je iets wijzigt.
- Wijzig instellingen niet tijdens kritieke examenprocessen zonder afstemming.
- Test wijzigingen bij voorkeur eerst in de testomgeving.
- Documenteer waarom een instelling is aangepast en wie dit heeft afgestemd.
- Stem wijzigingen af met gebruikers die de gevolgen merken in planning, inschrijving, afname of rapportage.
- Pas integratie- en resultaatinstellingen extra zorgvuldig aan: deze kunnen brede administratieve gevolgen hebben.
- Controleer na een wijziging of het gedrag in OnTrac overeenkomt met de verwachting.
Samenvatting
| Groep instellingen | Korte uitleg |
| Labels en benamingen | Bepalen welke termen gebruikers in OnTrac zien. |
| Inschrijven en uitschrijven | Bepalen wat mag, of automatisch gebeurt, bij inschrijven en terugtrekken. |
| Evenementen en afnames | Bepalen naamgeving, aanwezigheid, afnametype en zichtbaarheid van afnamegegevens. |
| E-mail en notificaties | Bepalen wanneer bevestigingen, reminders en feedback worden gebruikt. |
| Resultaten | Ondersteunen automatische resultaatverwerking en -vaststelling. |
| Incidenten | Bepalen welke incidentinformatie studenten kunnen zien. |
| Integraties en gegevensverwerking | Beïnvloeden gegevensuitwisseling, groepenverwerking, managementinformatie en bewaartermijnen. |