Beheer rollen, rechten, rapporten en startschermen binnen OnTrac.
| Categorie | Beheer en inrichting (Gebruikers & rollen) |
| Hoofddoel | Rollen en rechtenprofielen inrichten |
| Belangrijk voor | Beheerder |
Afbeelding: Rolbeheer binnen OnTrac.
In het kort
Rolbeheer bepaalt wat een rol mag zien en uitvoeren binnen OnTrac. In Rolbeheer beheer je de rollen zelf: je bepaalt welke rechten, rapportages en startschermen bij een rol horen. Daarna kunnen deze rollen via Gebruikers aan personen of technische accounts worden gekoppeld.
Gebruikersbeheer en rolbeheer vullen elkaar aan, maar hebben elk een eigen doel.
Afbeelding: het verschil tussen Gebruikers en Rolbeheer.
Wat is Rolbeheer?
In Rolbeheer worden rollen en rechten binnen OnTrac beheerd. Een rol bepaalt welke onderdelen een gebruiker kan zien en welke acties kunnen worden uitgevoerd. Rolbeheer wordt gebruikt om toegang af te stemmen op de werkzaamheden van gebruikers binnen de onderwijsinstelling.
Waarvoor wordt Rolbeheer gebruikt?
Rolbeheer wordt gebruikt om te bepalen welke rechten bij een rol horen. Hiermee wordt ingericht welke gebruikers toegang kunnen krijgen tot specifieke onderdelen, acties en rapportages binnen OnTrac.
- Beheren welke rollen beschikbaar zijn.
- Bepalen op welk organisatieniveau een rol actief is.
- Onderscheiden van systeemrollen en eigen rollen.
- Koppelen van rechten aan een rol.
- Koppelen van rapporten aan een rol.
- Instellen van een startscherm.
- Activeren of controleren van rollen.
Voor welke rollen is dit relevant?
| Rol | Gebruik |
| Beheerder | Beheert rollen, rechten, rapporten en toegang binnen OnTrac. |
| Algemeen toetsleider | Gebruikt rollen indirect, doordat menu-items en acties afhankelijk zijn van de toegekende rol. |
| Examenfunctionaris | Gebruikt rollen indirect voor toegang tot controle- en afhandelingsfunctionaliteiten. |
Belangrijkste onderdelen
Rollenoverzicht
In het rollenoverzicht worden de beschikbare rollen weergegeven. De exacte rollen kunnen per onderwijsinstelling verschillen.
| Kolom | Betekenis |
| Rol | De naam van de rol. |
| Organisatieniveau | Het niveau waarop de rol wordt gebruikt, bijvoorbeeld ROC, Examencentrum of OrgUnit. |
| Type | Geeft aan of het om een systeemrol of eigen rol gaat. |
Systeemrollen en eigen rollen
| Type | Betekenis | Gebruik |
| Systeemrol | Een standaardrol die binnen OnTrac beschikbaar is. | Gebruik deze als basis of wanneer de standaardrechten passen bij het proces. |
| Eigen rol | Een aangepaste rol die door of voor de onderwijsinstelling is ingericht. | Gebruik deze wanneer een standaardrol net te veel of te weinig rechten bevat. |
Advies Pas systeemrollen niet onnodig aan. Werk bij voorkeur met een eigen rol wanneer de onderwijsinstelling een afwijkend rechtenprofiel nodig heeft. |
Organisatieniveau
Een rol is gekoppeld aan een organisatieniveau. Dit bepaalt op welk niveau de rol wordt toegepast en welke gegevens of onderdelen binnen dat niveau beschikbaar zijn.
| Organisatieniveau | Betekenis |
| ROC | De rol geldt op het niveau van de onderwijsinstelling of overkoepelende organisatie. |
| Examencentrum | De rol geldt voor een specifiek examencentrum. |
| OrgUnit | De rol geldt voor een specifieke organisatorische eenheid. |
Nieuwe rol aanmaken
Met Nieuw kan een nieuwe rol worden aangemaakt. Dit wordt gebruikt wanneer een aangepaste rol nodig is naast de bestaande systeemrollen. Het aanmaken van een rol bestaat meestal uit vier stappen.
| Stap | Doel |
| 1. Maak een rol | Leg de naam vast en kies op welke bestaande rol de nieuwe rol wordt gebaseerd. |
| 2. Koppel rechten | Bepaal welke onderdelen zichtbaar zijn en welke acties mogen worden uitgevoerd. |
| 3. Koppel rapporten | Bepaal welke rapportages beschikbaar zijn voor deze rol. |
| 4. Startscherm & Activeren | Kies het startscherm en activeer de rol na controle. |
Stap 1 — Maak een rol
In deze stap wordt de basis van de nieuwe rol vastgelegd. Kies een duidelijke naam en gebruik een bestaande rol als basis wanneer de rechtenstructuur daarop lijkt.
| Veld | Betekenis |
| Naam | De naam van de nieuwe rol. Kies een herkenbare naam die het doel van de rol duidelijk maakt. |
| Gebaseerd op | De bestaande rol waarop de nieuwe rol wordt gebaseerd. |
Stap 2 — Koppel rechten
In deze stap worden rechten aan de rol gekoppeld. Deze rechten bepalen welke onderdelen zichtbaar zijn en welke acties beschikbaar zijn.
- Onderdelen bekijken.
- Gegevens toevoegen.
- Gegevens wijzigen.
- Gegevens verwijderen.
- Acties uitvoeren.
- Toegang tot specifieke modules.
Kritisch beheerpunt Ken alleen rechten toe die nodig zijn voor de werkzaamheden. Te brede rechten vergroten het risico op onbedoelde wijzigingen in planning, inschrijvingen, afnames of inrichting. |
Stap 3 — Koppel rapporten
In deze stap wordt bepaald welke rapportages beschikbaar zijn voor de rol. Dit is belangrijk voor gebruikers die rapportages nodig hebben voor controle, monitoring of verantwoording.
| Voorbeeldrol | Mogelijke rapportagebehoefte |
| Algemeen toetsleider | Planningsrapportages, inschrijvingen en afnameoverzichten. |
| Examenfunctionaris | Rapportages voor controle, incidenten, resultaten en vaststelling. |
| Beheerder | Beheer- en controleoverzichten voor inrichting en integraties. |
Stap 4 — Startscherm en activeren
In deze stap wordt bepaald welk startscherm bij de rol hoort en of de rol actief wordt gemaakt. Het startscherm bepaalt waar een gebruiker terechtkomt na het openen van OnTrac met deze rol.
Activeer een rol pas wanneer naam, organisatieniveau, rechten, rapporten en startscherm zijn gecontroleerd.
Rol gebruiken bij gebruikers
Nadat een rol is ingericht, kan deze via Gebruikers aan een gebruiker worden gekoppeld. Een gebruiker kan een of meerdere rollen hebben. Wanneer meerdere rollen zijn toegekend, kan via het rolmenu van rol worden gewisseld.
Belangrijk onderscheid Rolbeheer bepaalt wat een rol mag. Gebruikers bepaalt wie die rol krijgt. |
Wanneer een rol of recht ontbreekt
| Mogelijke oorzaak | Controleer |
| Gebruiker heeft niet de juiste rol | Controleer in Gebruikers welke rollen zijn toegekend. |
| Rol is gekoppeld aan het verkeerde niveau | Controleer het organisatieniveau of de OrgUnit. |
| Rol is niet actief | Controleer of de rol is geactiveerd. |
| Recht ontbreekt | Controleer in Rolbeheer of het recht aan de rol is gekoppeld. |
| Rapport ontbreekt | Controleer of het rapport aan de rol is gekoppeld. |
| Andere actieve rol | Laat de gebruiker controleren welke rol rechtsboven actief is. |
| Onderdeel is niet ingericht | Controleer of de functionaliteit beschikbaar is voor de onderwijsinstelling. |
Belangrijke aandachtspunten
- Gebruik duidelijke rolnamen.
- Kies het juiste organisatieniveau.
- Baseer een nieuwe rol op een passende bestaande rol.
- Koppel alleen noodzakelijke rechten.
- Koppel alleen relevante rapporten.
- Stel een logisch startscherm in.
- Activeer een rol pas na controle.
- Pas rollen voorzichtig aan wanneer meerdere gebruikers dezelfde rol gebruiken.
- Test wijzigingen bij voorkeur eerst in de testomgeving.
Praktische beheerafspraken
| Afspraak | Waarom belangrijk? |
| Beperk het aantal eigen rollen | Te veel rollen maken beheer en troubleshooting onoverzichtelijk. |
| Documenteer afwijkende rollen | Zo blijft duidelijk waarom een rol is aangemaakt. |
| Controleer rechten periodiek | Voorkomt dat gebruikers onnodige toegang houden. |
| Wijzig niet tijdens kritieke examenmomenten | Voorkomt verstoring van planning, afname of rapportage. |
Samenvatting
Rolbeheer legt vast wat een rol mag zien en doen binnen OnTrac: rechten, rapporten, startscherm en organisatieniveau. Via Gebruikers wordt bepaald wie die rol krijgt. Ontbreekt een recht, rapport of menu-item bij een gebruiker? Controleer dan eerst de toegekende rol, de actieve rol en het gekoppelde organisatieniveau.