Beheer van fysieke en online afnamelocaties, lokalen en capaciteit binnen OnTrac.
| Categorie | Beheer en inrichting (Stamgegevens) |
| Hoofddoel | Afnamelocaties en capaciteit beheren |
| Belangrijk voor | Beheerder / key user |
Afbeelding: overzicht van gebouwen met code, naam en gekoppeld examencentrum.
In het kort
Gebouwen en lokalen zijn de plekken waar examenafnames plaatsvinden. Een gebouw is de locatie of vestiging; een lokaal is de ruimte, online omgeving of afnameplek binnen dat gebouw.
Gebouwen en lokalen zijn onderdeel van Stamgegevens, net als Afname Organisatie en Organisatie. Waar die onderdelen gaan over wie de afname organiseert en bij welk organisatieonderdeel iets hoort, gaat Gebouwen en lokalen over waar de afname plaatsvindt.
Belangrijk Gebouwen en lokalen worden eenmalig handmatig aangemaakt in OnTrac. Ze worden niet automatisch uitgelezen of gesynchroniseerd vanuit het studentinformatiesysteem. |
Waarvoor wordt dit gebruikt?
Gebouwen en lokalen ondersteunen het plannen, uitvoeren en administratief afhandelen van examenafnames.
- Het plannen van examenmomenten.
- Het koppelen van een afname aan een locatie.
- Het bepalen van de beschikbare capaciteit.
- Het tonen van locatiegegevens in overzichten.
- Het ondersteunen van communicatie naar studenten en medewerkers.
- Het voorbereiden van fysieke en online afnames.
Voor welke rollen is dit relevant?
De beschikbare acties kunnen per onderwijsinstelling, inrichting en rol verschillen.
| Rol | Gebruik |
| Beheerder | Richt gebouwen, lokalen en capaciteit in. |
| Algemeen toetsleider | Gebruikt gebouwen en lokalen bij planning en controle van examenmomenten. |
| Examenfunctionaris | Gebruikt locatiegegevens bij controle en administratieve opvolging. |
| Afnameleider | Gebruikt locatiegegevens bij de uitvoering van afnames. |
Hoe past dit in het OnTrac-proces?
Gebouwen en lokalen vormen de basis waarop examenmomenten fysiek of online worden ingepland en uitgevoerd.
| Procesonderdeel | Relatie met Gebouwen en lokalen |
| Plannen | Examenmomenten worden gekoppeld aan een gebouw en lokaal. |
| Inschrijven | De capaciteit van het lokaal bepaalt hoeveel studenten kunnen worden ingeschreven. |
| Afnemen | Studenten maken het examen op de geplande fysieke of online locatie. |
| Afsluiten | Locatiegegevens blijven onderdeel van de administratieve vastlegging. |
Belangrijkste onderdelen
Gebouwen en lokalen kennen twee niveaus: het gebouw (de locatie of vestiging) en de lokalen daarbinnen (de ruimtes of afnameplekken).
Gebouwen
In het gebouwenoverzicht staan alle beschikbare gebouwen. Bij het aanmaken of bewerken van een gebouw zijn de volgende velden beschikbaar:
| Veld | Betekenis | Verplicht? |
| Code | De unieke gebouwcode. | Ja |
| Omschrijving | De herkenbare naam of beschrijving van het gebouw. | Ja |
| Postcode | De postcode van het gebouw. | Nee, wel aanbevolen |
| Examencentrum | Het examencentrum waaraan het gebouw is gekoppeld. | Ja |
| Gebouwfoto | Optionele afbeelding om de locatie herkenbaar te maken. | Nee |
Lokalen
Binnen een gebouw kunnen een of meerdere lokalen worden ingericht. Lokalen zijn de ruimtes of afnameplekken waarin de afname daadwerkelijk plaatsvindt.
| Veld | Betekenis | Verplicht? |
| Naam | De naam of code van het lokaal. | Ja |
| Stoelen | Het aantal beschikbare plaatsen in het lokaal. Bepaalt de capaciteit bij inschrijven. | Ja |
| Email notitie | Notitie die kan worden gebruikt in communicatie of voorbereiding. | Nee |
| Bijzonderheden | Aanvullende informatie over het lokaal. | Nee |
Capaciteit Het aantal stoelen is belangrijk bij het inschrijven. Is de capaciteit te laag of leeg, dan kunnen studenten mogelijk niet worden ingeschreven op het examenmoment. |
Online locatie of online lokaal
Een lokaal hoeft niet altijd een fysieke ruimte te zijn. Voor online afnames kan ook een online gebouw of lokaal worden ingericht, bijvoorbeeld met de naam “Online”. Leg in Bijzonderheden vast waarvoor de locatie wordt gebruikt, bijvoorbeeld online afname, digitale toetsomgeving of afname op afstand. Ook bij een online lokaal blijft capaciteit belangrijk.
Praktische werkwijze: een gebouw of lokaal toevoegen
- Ga naar Stamgegevens en open het onderdeel Gebouwen en lokalen.
- Klik op Gebouw toevoegen voor een nieuwe locatie, of open een bestaand gebouw om er een lokaal aan toe te voegen.
- Vul bij een nieuw gebouw minimaal in: gebouwcode, omschrijving, postcode, examencentrum en eventueel een gebouwfoto.
- Vul bij een nieuw lokaal minimaal in: lokaalnaam, aantal stoelen en eventueel emailnotitie en bijzonderheden.
- Controleer of gebouw, examencentrum, lokalen en capaciteit correct zijn ingevuld.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen vast te leggen.
Wanneer iets niet zichtbaar is of niet lukt
Controleer bij twijfel eerst of het gebouw en lokaal bestaan en correct gekoppeld zijn, voordat je verder zoekt in rechten of filters.
| Situatie | Controleer eerst |
| Een lokaal is niet zichtbaar bij het plannen van een examenmoment | Is het lokaal toegevoegd? Is het aan het juiste gebouw gekoppeld? Is het gebouw gekoppeld aan het juiste examencentrum? |
| Een gebouw of lokaal ontbreekt in de lijst | Heeft de gebruiker voldoende rechten? Staat er een filter actief? Is de inrichting daadwerkelijk opgeslagen? |
| Gegevens lijken niet actueel | Is de wijziging opgeslagen? Zijn de gegevens recent bijgewerkt? |
Belangrijke aandachtspunten
- Gebruik herkenbare en consistente gebouwcodes en lokaalnamen.
- Controleer altijd of het gebouw aan het juiste examencentrum is gekoppeld.
- Vul de capaciteit (aantal stoelen) zorgvuldig en realistisch in.
- Richt online afnames ook herkenbaar in, bijvoorbeeld met een duidelijke naam en omschrijving in Bijzonderheden.
- Houd Bijzonderheden en Email notitie kort en duidelijk.
- Pas gebouwen en lokalen niet zomaar aan tijdens een actieve examenperiode.
Samenvatting
Gebouwen en lokalen leggen vast waar examenafnames plaatsvinden, fysiek of online, en bepalen de beschikbare capaciteit. Ze worden eenmalig handmatig ingericht en niet uit het studentinformatiesysteem overgenomen. Is een lokaal niet zichtbaar of lukt het plannen niet? Controleer dan eerst of gebouw, lokaal en examencentrum correct zijn ingericht en gekoppeld.