Studenten groeperen op instroomjaar of onderwijsjaar.

Categorie	Studenten en groepen
Hoofddoel	Studenten groeperen en filteren op cohort
Belangrijk voor	Beheerder / key user / Algemeen toetsleider

Afbeelding: Cohorten binnen OnTrac.

In het kort

Met Cohorten worden studenten binnen OnTrac ingedeeld op basis van instroomjaar of onderwijsjaar. Een cohort komt meestal overeen met een schooljaar, bijvoorbeeld 2024/2025 of 2025/2026.

Cohorten worden gebruikt om studenten uit verschillende instroomjaren te onderscheiden, bijvoorbeeld bij het zoeken, koppelen, inschrijven en rapporteren.

Let op — dit wordt vaak verward

Een cohort groepeert studenten op basis van instroomjaar of onderwijsjaar. Een team groepeert studenten op basis van opleiding, klas of onderwijsteam (zie het artikel Teams). Beide kunnen naast elkaar gebruikt worden om de juiste studenten te vinden en te filteren.

Waarvoor worden cohorten gebruikt?

Cohorten ondersteunen het zoeken, filteren en rapporteren van studenten door het hele OnTrac-proces heen.

Studenten filteren op instroomjaar of onderwijsjaar.
Studenten koppelen aan examens.
Studenten inschrijven op examenmomenten.
Teams of groepen controleren binnen een cohort.
Rapportages raadplegen per cohort.
Studenten uit verschillende instroomjaren onderscheiden.

Voor welke rollen is dit relevant?

De beschikbare acties kunnen per onderwijsinstelling, inrichting en rol verschillen.

Rol	Gebruik
Beheerder	Beheert of controleert de beschikbare cohorten.
Algemeen toetsleider	Gebruikt cohorten bij zoeken, koppelen en inschrijven.
Teamlid	Kan studenten binnen een cohort bekijken of opvolgen, afhankelijk van de inrichting.
Examenfunctionaris	Gebruikt cohorten bij controle of administratieve opvolging.

Hoe past dit in het OnTrac-proces?

Cohorten ondersteunen vrijwel elke fase van het proces als hulpmiddel om studenten te vinden en te onderscheiden.

Procesonderdeel	Relatie met Cohorten
Aanmelden / vrijgeven	Studenten kunnen op basis van cohort worden geselecteerd of gecontroleerd.
Plannen	Cohorten helpen bepalen welke studenten binnen een periode examen moeten doen.
Inschrijven	Studenten kunnen via cohortfilters worden gevonden en ingeschreven.
Afnemen	Cohortinformatie kan helpen bij controle en opvolging.
Afsluiten	Cohorten kunnen worden gebruikt bij rapportage en administratieve controle.

Belangrijkste onderdelen

Cohortenoverzicht

Het cohortenoverzicht toont de beschikbare cohorten binnen OnTrac.

Veld	Betekenis
Cohort	De naam of aanduiding van het cohort, meestal een schooljaar, bijvoorbeeld 2024/2025.
Actief	Geeft aan of het cohort actief beschikbaar is binnen OnTrac, bijvoorbeeld in filters en selectievelden.

Actieve versus niet-actieve cohorten

Actieve cohorten zijn doorgaans beschikbaar in filters en selectievelden. Niet-actieve cohorten kunnen nog zichtbaar zijn voor historische gegevens of administratie, maar worden meestal niet gebruikt voor actuele processen.

Belangrijk

Cohortgegevens van studenten komen doorgaans uit het studentinformatiesysteem. Controleer bij twijfel over een indeling eerst of de synchronisatie vanuit het studentinformatiesysteem is bijgewerkt, voordat je de inrichting in OnTrac aanpast.

Praktische werkwijze: cohorten gebruiken bij zoeken en filteren

Open een scherm waarin je studenten zoekt of filtert, bijvoorbeeld Examens koppelen of Groep inschrijven.
Selecteer het gewenste cohort in het filter of de zoekbalk.
Controleer of het cohort actief is; niet-actieve cohorten zijn mogelijk niet beschikbaar in het filter.
Combineer het cohort met andere filters, zoals organisatie of team, om de juiste studenten te vinden.

Wanneer een cohort ontbreekt

Controleer bij twijfel eerst of het cohort bestaat en actief is, voordat je verder zoekt in rechten of filters.

Situatie	Controleer eerst
Een cohort is niet zichtbaar in een filter	Is het cohort aangemaakt? Staat het cohort op Actief?
Studenten lijken niet bij het juiste cohort te horen	Zijn de studentgegevens bijgewerkt vanuit het studentinformatiesysteem? Klopt de inrichting van cohorten voor deze onderwijsinstelling?
Een cohort ontbreekt volledig	Heeft de gebruiker voldoende rechten? Staat er een filter actief in een ander scherm?

Belangrijke aandachtspunten

Controleer of het juiste cohort wordt gebruikt.
Controleer of het cohort actief is.
Controleer of studenten aan het verwachte cohort zijn gekoppeld.
Bewaar oude cohorten alleen wanneer ze nodig zijn voor historie.
Vergelijk cohortinformatie regelmatig met het studentinformatiesysteem.

Samenvatting

Cohorten groeperen studenten op instroomjaar of onderwijsjaar en ondersteunen zoeken, filteren, inschrijven en rapporteren. Cohortgegevens komen doorgaans uit het studentinformatiesysteem; alleen actieve cohorten zijn beschikbaar in filters. Ontbreekt een cohort of klopt de indeling niet? Controleer dan eerst of het cohort actief is en of de studentgegevens zijn bijgewerkt.