Organisatie
De interne organisatorische structuur van de onderwijsinstelling binnen OnTrac.
| Categorie | Beheer en inrichting (Stamgegevens) |
| Hoofddoel | Organisatorische structuur beheren |
| Belangrijk voor | Beheerder / key user |
Afbeelding: overzicht van organisatieonderdelen, met naam, omschrijving en gekoppelde Afname Organisatie. Namen zijn ter illustratie.
In het kort
Organisatie verwijst naar organisatorische onderdelen binnen de onderwijsinstelling, zoals scholen, locaties, domeinen, colleges, sectoren of andere organisatorische eenheden. Elk organisatieonderdeel wordt vastgelegd als stamgegeven en gekoppeld aan een Afname Organisatie.
Waar Afname Organisatie gaat over wie de examenafname organiseert, gaat Organisatie over de interne structuur van de onderwijsinstelling.
Let op — dit wordt vaak verward Een organisatieonderdeel is niet hetzelfde als een Afname Organisatie. Organisatie beschrijft bij welk onderdeel van de onderwijsinstelling een student, opleiding of groep hoort. Afname Organisatie beschrijft wíe de examenafname organiseert, bijvoorbeeld een examenbureau. |
Waarvoor wordt dit gebruikt?
Organisatie wordt gebruikt om gegevens binnen OnTrac te koppelen aan de juiste organisatorische eenheid. Dit bepaalt onder andere:
- Welke studenten zichtbaar zijn.
- Welke opleidingen of groepen zichtbaar zijn.
- Welke teams bij een onderdeel horen.
- Welke examenmomenten of inschrijvingen relevant zijn.
- Welke gebruikers toegang hebben tot bepaalde gegevens.
Voor welke rollen is dit relevant?
De beschikbare acties kunnen per onderwijsinstelling, inrichting en rol verschillen.
| Rol | Gebruik |
| Beheerder | Richt organisatieonderdelen in en koppelt deze aan de juiste Afname Organisatie. |
| Key user / functioneel beheer | Controleert of de organisatiestructuur aansluit op de werkwijze van de onderwijsinstelling. |
| Algemeen toetsleider | Gebruikt de organisatiestructuur indirect bij planning, inschrijving en afname. |
| Examenfunctionaris | Gebruikt de organisatiestructuur indirect bij controle, rapportage en administratieve opvolging. |
Hoe past dit in het OnTrac-proces?
Organisatie is onderdeel van de stamgegevens en werkt vooral op de achtergrond: het bepaalt welke gegevens waar zichtbaar en beschikbaar zijn.
| Procesonderdeel | Relatie met Organisatie |
| Plannen | Organisatie bepaalt indirect welke afnameorganisatie, locatie en team bij een examenmoment horen. |
| Inschrijven | Organisatie bepaalt welke studenten, groepen en opleidingen zichtbaar en beschikbaar zijn om in te schrijven. |
| Afnemen | Organisatie ondersteunt filtering en rechten in het afname-dashboard. |
| Afsluiten | Rapportages en administratieve opvolging worden vaak gegroepeerd per organisatieonderdeel. |
Belangrijkste onderdelen
Een organisatieonderdeel bestaat uit drie velden: een korte naam, een omschrijving en een koppeling met een Afname Organisatie.
| Veld | Betekenis | Verplicht? |
| Naam | Korte code of afkorting van het organisatieonderdeel, bijvoorbeeld “ZWA”. Bij voorkeur uniek en consistent opgebouwd. | Ja |
| Omschrijving | Volledige, herkenbare naam van het organisatieonderdeel, bijvoorbeeld “Zwolle A”. | Ja |
| Afname Organisatie | Koppeling met de Afname Organisatie die verantwoordelijk is voor examenafnames binnen dit organisatieonderdeel, gekozen uit een lijst. | Ja |
Praktische werkwijze: een organisatieonderdeel toevoegen
- Ga naar Stamgegevens en open het onderdeel Organisatie.
- Klik helemaal onderaan het overzicht op Unit toevoegen.
- Vul Naam in: een korte, unieke code voor het organisatieonderdeel.
- Vul Omschrijving in: de volledige, herkenbare naam.
- Selecteer de bijbehorende Afname Organisatie uit de lijst.
- Klik op Opslaan om het organisatieonderdeel vast te leggen.
Voorbeeld
Een onderwijsinstelling bestaat vaak uit meerdere locaties of colleges. In OnTrac kunnen daarvoor bijvoorbeeld de volgende organisatieonderdelen zijn ingericht:
| Organisatie | Betekenis |
| Zwolle A | Organisatorisch onderdeel Zwolle A |
| Zwolle B | Organisatorisch onderdeel Zwolle B |
| Harderwijk | Organisatorisch onderdeel Harderwijk |
| StartCollege | Organisatorisch onderdeel StartCollege |
Verschil met Afname Organisatie
| Onderdeel | Betekenis |
| Afname Organisatie | Wie organiseert of beheert de examenafname? |
| Organisatie | Bij welk organisatorisch onderdeel hoort de student, opleiding, groep of inrichting? |
Een organisatieonderdeel kan dus iets anders zijn dan het examenbureau dat de afname uitvoert. Zo kan Harderwijk als organisatieonderdeel gekoppeld zijn aan een Afname Organisatie die meerdere locaties bedient.
Wanneer iets niet zichtbaar is of niet lukt
Controleer bij twijfel altijd eerst de organisatiekoppeling, voordat je verder zoekt in rechten of filters.
| Situatie | Controleer eerst |
| Een organisatieonderdeel kan niet worden opgeslagen | Zijn Naam, Omschrijving en Afname Organisatie ingevuld? Is de code in Naam uniek? |
| Studenten, groepen of gegevens zijn niet zichtbaar voor een gebruiker | Controleer aan welke organisatie de gebruiker en de gegevens gekoppeld zijn. Sluiten deze op elkaar aan? |
| Een organisatieonderdeel ontbreekt in de lijst | Is het onderdeel daadwerkelijk opgeslagen? Gebruik je de juiste rol en rechten? Staan er filters actief? |
| Rapportages tonen niet de verwachte gegevens | Controleer organisatie, team, periode, locatie en filters. |
Belangrijke aandachtspunten
- Laat organisatieonderdelen alleen beheren door functioneel beheerders of aangewezen key users.
- Gebruik korte, consistente codes in Naam en een duidelijke, volledige naam in Omschrijving.
- Koppel elk organisatieonderdeel aan de juiste Afname Organisatie; dit voorkomt verwarring bij rapportage en filtering.
- Organisatiegegevens worden vaak gebruikt in filters, rechten en koppelingen: wees terughoudend met wijzigen tijdens een actieve examenperiode.
- Verwijder een organisatieonderdeel niet zolang er nog studenten, groepen of gegevens aan gekoppeld zijn.
Belangrijk om te weten Organisatiegegevens worden vaak gebruikt in filters, rechten en koppelingen. Ziet een gebruiker bepaalde studenten, groepen of gegevens niet? Controleer dan of dit komt door de organisatie waaraan de gebruiker of de gegevens gekoppeld zijn. |
Samenvatting
Organisatie legt de interne structuur van de onderwijsinstelling vast en koppelt deze aan de juiste Afname Organisatie. Deze koppeling bepaalt welke studenten, groepen en gegevens zichtbaar zijn en wordt veel gebruikt in filters en rechten. Is iets niet zichtbaar of lukt iets niet? Controleer dan eerst de organisatiekoppeling.