De eenheid die examenafnames organiseert en desgewenst koppelt aan een afnamesysteem.

Categorie	Beheer en inrichting (Stamgegevens)
Hoofddoel	Afnameorganisaties beheren
Belangrijk voor	Beheerder / key user

Afbeelding: het bewerkscherm van een Afname Organisatie, met organisatiegegevens en optionele integratie-instellingen.

In het kort

Een Afname Organisatie is de eenheid die verantwoordelijk is voor het organiseren of uitvoeren van examenafnames, zoals een examenbureau, locatiecluster of afname-eenheid. Elke Afname Organisatie wordt vastgelegd als stamgegeven, zodat afnames er logisch aan gekoppeld en gerapporteerd kunnen worden.

Afname Organisatie is onderdeel van Stamgegevens. Waar Organisatie gaat over de interne structuur van de onderwijsinstelling en Gebouwen en lokalen over de fysieke locatie, gaat Afname Organisatie specifiek over wie de afname organiseert.

Let op — dit wordt vaak verward

Een Afname Organisatie is niet hetzelfde als een gebouw, lokaal of organisatieonderdeel. De Afname Organisatie beschrijft wíe de afname organiseert, bijvoorbeeld een examenbureau. Zie het artikel Stamgegevens voor het volledige overzicht van alle onderdelen.

Waarvoor wordt dit gebruikt?

De Afname Organisatie bepaalt hoe examenafnames georganiseerd, gegroepeerd en gerapporteerd worden, en kan optioneel gekoppeld worden aan een extern afnamesysteem.

Afnames logisch groeperen en zichtbaar maken voor de juiste gebruikers, bijvoorbeeld per examenbureau.
Vastleggen van de officiële BRIN-code en het vestigingsnummer van de onderwijsinstelling.
Optioneel koppelen van de afname organisatie aan een afnamesysteem zoals Facet of Remindo.
Ondersteunen van rapportage en autorisatie per afnameorganisatie.

Voor welke rollen is dit relevant?

De beschikbare acties kunnen per onderwijsinstelling, inrichting en rol verschillen.

Rol	Gebruik
Beheerder	Maakt afnameorganisaties aan en beheert de basisgegevens en integratie-instellingen.
Key user / functioneel beheer	Controleert of de ingerichte afnameorganisaties aansluiten op de werkwijze van de onderwijsinstelling.
Algemeen toetsleider	Gebruikt de afnameorganisatie indirect bij het plannen en organiseren van afnames.
Examenfunctionaris	Gebruikt de afnameorganisatie indirect bij rapportage en administratieve opvolging.

Hoe past dit in het OnTrac-proces?

Afname Organisatie is onderdeel van de stamgegevens en vormt daarmee de basis voor de fase Afnemen, en indirect voor Plannen en Afsluiten.

Procesonderdeel	Relatie met Afname Organisatie
Plannen	De afnameorganisatie moet bekend zijn voordat examenmomenten aan een examenbureau of afname-eenheid gekoppeld kunnen worden.
Afnemen	De afnameorganisatie bepaalt wie verantwoordelijk is voor de afname en komt terug in het afname-dashboard.
Afsluiten	Rapportages en administratieve opvolging worden vaak gegroepeerd per afnameorganisatie.

Belangrijkste onderdelen

Het bewerkscherm van een Afname Organisatie bestaat uit de basisgegevens en, indien van toepassing, technische integratie-instellingen voor een afnamesysteem.

Veld	Betekenis	Verplicht?
Naam	Korte naam van de afname organisatie, bijvoorbeeld “Zwolle A”.	Ja
Omschrijving	Uitgebreidere omschrijving, bijvoorbeeld “Examenbureau Zwolle A”.	Ja
BRIN/Volgnr	De BRIN-code van de onderwijsinstelling, aangevuld met het vestigingsnummer (volgnummer), bijvoorbeeld 01AA / 00.	Ja
Facet integratie instellingen (Afnameleider, Afnameplanner, FAO Server RSync ID)	Optionele technische velden om de afname organisatie te koppelen aan het afnamesysteem Facet.	Nee, alleen bij technische koppeling
Remindo integratie instellingen (Afnameleider)	Optioneel technisch veld om de afname organisatie te koppelen aan het afnamesysteem Remindo.	Nee, alleen bij technische koppeling

Belangrijk

In de praktijk worden meestal alleen Naam, Omschrijving en BRIN/Volgnr ingevuld. De integratievelden voor Facet en Remindo zijn bedoeld voor specifieke technische koppelingen met het afnamesysteem. Vul deze alleen in overleg met het implementatieteam of de technisch beheerder in, en alleen wanneer de onderwijsinstelling daadwerkelijk gebruikmaakt van zo'n koppeling.

Het veld Naam is verplicht: ontbreekt deze, dan verschijnt een waarschuwingsicoon en kan de afname organisatie niet worden opgeslagen.

Praktische werkwijze: een Afname Organisatie toevoegen

Ga naar Stamgegevens en open het onderdeel Afname Organisatie.
Klik op Unit toevoegen. Elke “unit” is een nieuwe, zelfstandige afname organisatie, bijvoorbeeld een examenbureau.
Vul de basisvelden in: Naam, Omschrijving en BRIN/Volgnr.
Vul alleen indien van toepassing de integratie-instellingen voor Facet of Remindo in.
Klik op Opslaan om de afname organisatie vast te leggen, of op Annuleren om te stoppen zonder wijzigingen op te slaan.

Gebruik voor Naam bij voorkeur een korte, herkenbare aanduiding (bijvoorbeeld “Zwolle A”) en voor Omschrijving een uitgebreidere naam (bijvoorbeeld “Examenbureau Zwolle A”). Dit houdt overzichten en rapportages leesbaar.

Wanneer iets niet zichtbaar is of niet lukt

Controleer bij twijfel eerst de basisgegevens, voordat je naar de integratie-instellingen kijkt.

Situatie	Controleer eerst
De afname organisatie kan niet worden opgeslagen	Is het verplichte veld Naam ingevuld? Staat er een waarschuwingsicoon bij een van de velden? Is BRIN/Volgnr correct ingevuld?
Een nieuwe afname organisatie is niet zichtbaar in de lijst	Is de afname organisatie daadwerkelijk opgeslagen? Gebruik je de juiste rol en rechten? Staan er filters actief?
Gegevens worden niet uitgewisseld met Facet of Remindo	Zijn de juiste integratievelden ingevuld? Is de koppeling met het afnamesysteem actief? Overleg bij twijfel met het implementatieteam.
Afnames zijn niet gekoppeld aan de juiste afnameorganisatie	Controleer of het examenmoment aan de juiste afname organisatie is gekoppeld en of de inrichting klopt.

Belangrijke aandachtspunten

Laat afnameorganisaties alleen beheren door functioneel beheerders of aangewezen key users.
Vul BRIN/Volgnr zorgvuldig in; dit komt uit de officiële registratie van de onderwijsinstelling.
Vul integratie-instellingen voor Facet of Remindo alleen in overleg met het implementatieteam of technisch beheerder in.
Gebruik een consistente naamgeving: een korte naam in het veld Naam en een uitgebreidere naam in het veld Omschrijving.
Verwijder een afname organisatie niet zolang deze nog gebruikt wordt in periodes, examenmomenten of rapportages.

Samenvatting

Afname Organisatie is het stamgegeven waarmee wordt vastgelegd wie een examenafname organiseert, bijvoorbeeld een examenbureau. Naam, Omschrijving en BRIN/Volgnr zijn de basisvelden die vrijwel altijd worden ingevuld. De integratievelden voor Facet en Remindo zijn optioneel en alleen relevant bij een technische koppeling met een afnamesysteem.