Stamgegevens
Basisinrichting voor planning, inschrijving, afname en rapportage binnen OnTrac.
| Categorie | Beheer en inrichting |
| Hoofddoel | Basisgegevens beheren |
| Belangrijk voor | Beheerder / key user |
Afbeelding: Stamgegevens vormen de basis onder meerdere onderdelen van OnTrac.
In het kort
Stamgegevens zijn de vaste basisgegevens die nodig zijn om OnTrac goed te laten werken. Ze vormen de inrichting waarop andere onderdelen zijn gebaseerd, zoals periodes, examenmomenten, inschrijvingen, afnames en rapportages.
Binnen Stamgegevens worden onder andere afnameorganisaties, organisaties, gebouwen, lokalen, teams, mailtemplates, instellingen en versie-informatie beheerd. Deze gegevens worden meestal ingericht voordat OnTrac operationeel wordt gebruikt.
Belangrijk Wanneer gegevens later in het proces ontbreken — bijvoorbeeld een lokaal, team, afnameorganisatie of mailtemplate — controleer dan eerst of de stamgegevens volledig en correct zijn ingericht. |
Waarvoor wordt dit gebruikt?
Stamgegevens bepalen welke gegevens beschikbaar zijn bij het plannen, inschrijven, afnemen en rapporteren. Een kleine wijziging kan daarom gevolgen hebben voor meerdere onderdelen van OnTrac tegelijk.
- Vastleggen van organisatiestructuur, gebouwen, lokalen en teams.
- Beschikbaar maken van afnameorganisaties en examenbureaus.
- Beschikbaar maken van locaties en capaciteit bij examenmomenten.
- Ondersteunen van zoeken, filteren en inschrijven van studenten.
- Beheren van mailtemplates en instellingen.
- Correct tonen van gegevens in dashboards en rapportages.
Voor welke rollen is dit relevant?
De beschikbare onderdelen en acties kunnen per onderwijsinstelling, inrichting en rol verschillen.
| Rol | Gebruik |
| Beheerder | Richt stamgegevens in en beheert de basisconfiguratie van OnTrac. |
| Algemeen toetsleider | Gebruikt stamgegevens indirect bij planning, inschrijving en afname. |
| Examenfunctionaris | Gebruikt stamgegevens indirect bij controle, rapportage en administratieve opvolging. |
| Key user / functioneel beheer | Controleert of de inrichting aansluit op de werkwijze van de onderwijsinstelling. |
Hoe past dit in het OnTrac-proces?
Stamgegevens vormen geen aparte stap in het OnTrac-proces, maar de basis waarop elke stap steunt. Onderstaand overzicht laat zien waar stamgegevens in elke fase een rol spelen.
| Procesonderdeel | Relatie met stamgegevens |
| Plannen | Gebouwen, lokalen, capaciteit, periodes, examens en afnameorganisaties moeten beschikbaar zijn om examenmomenten te plannen. |
| Inschrijven | Teams, groepen, studenten, examens en periodes bepalen welke studenten gevonden en ingeschreven kunnen worden. |
| Afnemen | Afnameorganisatie, gebouw, lokaal, afnameleider, examenmoment en ingeschreven studenten komen samen in het afname-dashboard. |
| Afsluiten | Correcte stamgegevens ondersteunen rapportage, controle en administratieve opvolging. |
Belangrijkste onderdelen
Binnen Stamgegevens zijn meerdere tabbladen te vinden. Welke tabbladen zichtbaar zijn, hangt af van de inrichting en de rechten van de gebruiker.
| Onderdeel | Gaat over | Wordt gebruikt voor |
| Afname Organisatie | Het examenbureau of de afname-eenheid die de afname organiseert. | Groeperen en organiseren van afnames, autorisatie en rapportage. |
| Organisatie | De interne structuur van de onderwijsinstelling. | Koppelen van studenten, groepen en rechten aan een organisatieonderdeel. |
| Gebouwen en lokalen | De fysieke of digitale plekken waar examens plaatsvinden. | Plannen van examenmomenten, lokalen en capaciteit. |
| Teams | Studenten, groepen of onderwijsteams. | Zoeken, filteren, vrijgeven en inschrijven van studenten. |
| Mail Templates | Sjablonen voor e-mail- en berichtcommunicatie. | Automatische communicatie vanuit OnTrac, bijvoorbeeld bevestigingen. |
| Instellingen | Algemeen gedrag, labels en processen van OnTrac. | Inrichten van systeemgedrag op instellingsniveau. |
| Versie | Informatie over de huidige versie en inrichting. | Ondersteuning en beheer bij vragen of updates. |
Afbeelding: voorbeeld van het onderdeel Stamgegevens met de tab Afname Organisatie.
Let op — dit wordt vaak verward Afname Organisatie beschrijft wíe de afname organiseert. Organisatie beschrijft de interne structuur van de onderwijsinstelling. Gebouwen en lokalen beschrijven wáár het examen plaatsvindt. Teams beschrijven welke studenten of groepen het betreft. |
Afname Organisatie
Een Afname Organisatie is de eenheid die verantwoordelijk is voor het organiseren of uitvoeren van examenafnames. Dit kan bijvoorbeeld een examenbureau, locatiecluster of afname-eenheid zijn.
Voorbeelden: Examenbureau Zwolle A, Examenbureau Zwolle B, Examenbureau Lelystad/Dronten, Examenbureau StartCollege.
Organisatie
Organisatie verwijst naar organisatorische onderdelen binnen de onderwijsinstelling, zoals locaties, colleges, sectoren, domeinen of scholen.
Voorbeeld: Zwolle A, Zwolle B, Harderwijk, StartCollege.
Gebouwen en lokalen
Gebouwen en lokalen zijn de fysieke of digitale plekken waar examenafnames plaatsvinden. Een gebouw is de locatie; een lokaal is de ruimte binnen die locatie. In sommige situaties kan ook een online afnamelocatie als lokaal worden ingericht.
Let op Gebouwen en lokalen worden handmatig aangemaakt in OnTrac. Ze worden niet automatisch overgenomen uit het studentinformatiesysteem, tenzij de implementatie dit expliciet zo heeft ingericht. |
| Gegeven | Betekenis |
| Gebouwnaam | De naam van de locatie of het gebouw. |
| Lokaalnaam | De naam of code van het lokaal. |
| Capaciteit / stoelen | Het aantal beschikbare plekken. Dit is belangrijk voor inschrijven. |
| Omschrijving | Extra informatie over de locatie. |
| Notitie | Informatie die eventueel terugkomt in communicatie of voorbereiding. |
| Examencentrum | Aanduiding of het gebouw als examencentrum wordt gebruikt. |
Bij het aanmaken van een examenmoment moet duidelijk zijn waar het examen plaatsvindt, welk lokaal wordt gebruikt en hoeveel capaciteit beschikbaar is.
Controlepunt Als een lokaal niet beschikbaar is bij het aanmaken van een examenmoment, controleer dan of het gebouw en lokaal bestaan, actief zijn, capaciteit hebben en bij de juiste inrichting horen. |
Teams
Teams worden gebruikt om studenten, opleidingen of groepen logisch te ordenen binnen OnTrac. De exacte betekenis van Team kan per onderwijsinstelling verschillen: in sommige omgevingen betekent dit klas of groep, in andere omgevingen gaat het meer om een opleidingsteam of onderwijsteam.
| Teams worden gebruikt bij | Waarom dit belangrijk is |
| Examens koppelen | Om de juiste studenten of groepen te vinden en vrij te geven voor examens. |
| Groep inschrijven | Om studenten te zoeken en op examenmomenten te plaatsen. |
| Teamlid-dashboard | Om informatie te tonen die relevant is voor het eigen team of de eigen studenten. |
| Rapportages | Om gegevens te filteren of te groeperen. |
Teams zijn niet hetzelfde als gebouwen of afnameorganisaties. Teams gaan over studenten en onderwijsindeling, gebouwen gaan over locaties en afnameorganisaties gaan over wie de afname organiseert.
Mail Templates, Instellingen en Versie
Mail Templates bevatten de sjablonen voor automatische communicatie vanuit OnTrac, bijvoorbeeld bevestigingen of herinneringen. Instellingen bepalen algemeen gedrag, labels en processen binnen OnTrac op instellingsniveau. Versie toont informatie over de huidige versie en inrichting van de omgeving, wat handig is bij vragen aan support of tijdens beheer.
Voorbeeld: hoe werken de onderdelen samen?
Stel: een student van een opleiding in Zwolle wordt ingeschreven voor een examen. Dan spelen meerdere stamgegevens tegelijk een rol, zoals in het overzicht hieronder.
| Vraag | Antwoord in OnTrac |
| Bij welk organisatorisch onderdeel hoort de student? | Organisatie |
| Welk examenbureau organiseert de afname? | Afname Organisatie |
| Waar vindt het examen plaats? | Gebouw en lokaal |
| Bij welke groep of klas hoort de student? | Team |
| Op welk moment wordt de student geplaatst? | Examenmoment |
| Wie mag het examen maken? | Examens koppelen |
| Wanneer en waar maakt de student het examen? | Groep inschrijven |
Wanneer iets niet zichtbaar is of niet lukt
Controleer bij twijfel altijd eerst de stamgegevens, voordat je verder zoekt in planning, inschrijving of afname.
| Situatie | Controleer eerst |
| Een lokaal is niet beschikbaar bij een examenmoment | Bestaat het gebouw? Bestaat het lokaal? Is capaciteit ingevuld? Hoort het lokaal bij de juiste inrichting? |
| Een team of groep is niet zichtbaar | Is het team aanwezig? Zijn studenten gekoppeld? Staan de filters goed? Gebruik je de juiste rol? |
| Studenten zijn niet zichtbaar bij Examens koppelen of Groep inschrijven | Staan de studenten in OnTrac? Horen ze bij de juiste organisatie, groep of cohort? Zijn gegevens gesynchroniseerd? |
| Een afnameorganisatie ontbreekt | Is de afnameorganisatie aangemaakt? Heeft de gebruiker rechten? Hoort de afnameorganisatie bij de juiste inrichting? |
| Een mailtemplate wordt niet verzonden of mist gegevens | Bestaat de template? Is deze gekoppeld aan het juiste proces? Zijn de gebruikte velden correct ingevuld? |
| Rapportages tonen niet de verwachte gegevens | Controleer organisatie, team, periode, locatie, examen en filters. |
Belangrijke aandachtspunten
Stamgegevens moeten zorgvuldig worden beheerd. Kleine wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor planning, inschrijvingen, afnames en rapportages.
- Laat stamgegevens alleen beheren door functioneel beheerders of aangewezen key users.
- Pas bestaande stamgegevens niet zomaar aan tijdens een actieve examenperiode.
- Controleer wijzigingen eerst in de testomgeving.
- Verwijder gegevens niet wanneer ze nog gebruikt worden in periodes, examenmomenten of rapportages.
- Maak duidelijke afspraken over naamgeving.
| Onderdeel | Voorbeeld van duidelijke naamgeving |
| Afname Organisatie | Examenbureau Zwolle A |
| Organisatie | Zwolle A |
| Gebouw | Zwolle A hoofdlocatie |
| Lokaal | A1.01 |
| Team | MBO Verpleegkunde leerjaar 2 |
Samenvatting
Stamgegevens vormen de basisinrichting van OnTrac. Ze bepalen welke gegevens beschikbaar zijn bij plannen, inschrijven, afnemen en rapporteren. Is iets niet zichtbaar of lukt iets niet? Controleer dan eerst of de stamgegevens correct en volledig zijn ingericht.