Bij verschillende processen in OnTrac worden mails verstuurd. Bovendien kunnen er ook adhoc mails verstuurd worden door middel van de daarvoor bestemde knoppen. De inhoud van deze mails kan aangepast worden in het tabblad 'Mail Templates' onder Stamgegevens.
Mailtemplates aanpassen
Om een template aan te passen, kies je eerst het gewenste template in de dropdown. Je kunt nu het onderwerp van de mail en de inhoud ervan aanpassen.
Met behulp van 'velden' kan je de informatie in de mail afhankelijk maken van de context waarin de mail verstuurd wordt. De beschikbare velden verschillen per template. Welke velden beschikbaar zijn, wordt aangegeven bij Hints. Voor het gebruiken van een veld, typ je '<%=', daarna de veldnaam en je sluit af met '%>'.
Adhoc mailtemplates
De adhoc templates worden gebruikt bij het handmatig versturen van mails vanuit OnTrac.
De mail op basis van het template 'adhoc_evenement_studenten' wordt verstuurd vanuit de examenmap in het tabblad 'Kandidaten', door middel van de knop 'Alle studenten mailen'.
De vier templates 'adhoc_periode_...' corresponderen met de vier mailknoppen in het tabblad 'Periode details & documenten' die beschikbaar zijn als de status van de periode 'inschrijving geopend' is.
Met de knop 'Mail "Nu inschrijven kandidaten"' wordt er een mail verstuurd naar alle studenten die aangemeld zijn voor deze periode. De knop 'Mail "Reminder inschrijven kandidaten"' verstuurt een mail naar alle studenten die zich nog niet ingeschreven hebben.
De vier 'adhoc_periode_...' mailtemplates worden altijd in de context van een periode verstuurd en zijn dus niet gekoppeld aan examenvakken. Als een student voor meerdere examens aangemeld is voor de periode, dan krijgt diegene maar één mail om zich in te schrijven voor de periode en niet een mail per examen. Dit is ook terug te zien in de beschikbare velden in deze templates. In deze templates zijn alleen de velden 'Nummer', '(Student)Naam' en 'Periode' beschikbaar.