Introductie tot OnTrac
Wat OnTrac is, waarvoor je het gebruikt en hoe het past binnen het examenproces.
| Doel van dit artikel: nieuwe gebruikers snel laten begrijpen wat OnTrac doet, wat OnTrac niet doet en waar het systeem in het examenproces wordt gebruikt. |
OnTrac ondersteunt de logistieke en administratieve kant van examinering.
In het kort
OnTrac is een digitaal platform voor examenlogistiek. Het helpt onderwijsinstellingen bij het organiseren, plannen, inschrijven, afnemen, controleren en administratief afronden van toetsen en examens.
OnTrac is geen afnamesysteem waarin studenten de toets maken. De daadwerkelijke toetsafname vindt meestal plaats in een afnamesysteem, zoals Remindo, Facet of TOA. OnTrac ondersteunt de logistiek daaromheen.
| Belangrijk: OnTrac brengt gegevens, planning en uitvoering samen, maar vervangt niet het studentinformatiesysteem en ook niet het afnamesysteem. |
Wat is OnTrac?
OnTrac wordt gebruikt om het examenproces overzichtelijk en controleerbaar te organiseren. In OnTrac wordt zichtbaar welke studenten examen mogen doen, welke examenmomenten beschikbaar zijn, waar afnames plaatsvinden en welke administratieve opvolging nodig is.
Het systeem helpt verschillende rollen om vanuit dezelfde basisgegevens te werken. Daardoor ontstaat één centrale plek voor de logistieke voorbereiding en opvolging van afnames.
| OnTrac geeft inzicht in | Voorbeeld |
| Studenten die examen mogen doen | Studenten of groepen die aan een examen zijn gekoppeld. |
| Beschikbare examenmomenten | Datum, tijd, lokaal, capaciteit en gekoppelde vakken. |
| Inschrijvingen | Welke student op welk moment en op welke locatie examen doet. |
| Afnames en opvolging | Aanwezigheid, incidenten, bijzonderheden en af te sluiten afnames. |
| Rapportages | Controleoverzichten voor planning, uitvoering en administratie. |
Waarvoor wordt OnTrac gebruikt?
OnTrac ondersteunt vooral de processtappen waarin planning, capaciteit, studenten, afnames en administratie samenkomen.
| Gebruik | Betekenis in de praktijk |
| Examenperiodes organiseren | Een tijdvak inrichten waarbinnen examens en examenmomenten plaatsvinden. |
| Examenmomenten plannen | Datum, tijd, locatie, lokaal, capaciteit en vakken vastleggen. |
| Studenten koppelen aan examens | Bepalen welke studenten of groepen een examen mogen maken. |
| Studenten inschrijven | Studenten op een concreet examenmoment plaatsen. |
| Afname controleren | Afnames volgen, bijzonderheden registreren en openstaande acties bewaken. |
| Rapporteren en opvolgen | Gegevens controleren, exporteren en administratief verwerken. |
OnTrac binnen het applicatielandschap
In veel omgevingen staat OnTrac tussen het studentinformatiesysteem en het afnamesysteem. Het studentinformatiesysteem levert bijvoorbeeld studentgegevens, groepen en onderwijsinschrijvingen. Het afnamesysteem wordt gebruikt voor de daadwerkelijke toetsafname en resultaatterugkoppeling.
OnTrac verbindt onderwijsadministratie, examenplanning en toetsafname.
| Systeem | Rol in het proces |
| Studentinformatiesysteem | Bron voor studenten, groepen, onderwijsinschrijvingen en andere basisgegevens. |
| OnTrac | Regelt de examenlogistiek: voorbereiden, plannen, inschrijven, afnemen en afsluiten. |
| Afnamesysteem | Wordt gebruikt voor de toetsafname, examenvarianten en resultaatterugkoppeling. |
Hoe werkt het examenproces op hoofdlijnen?
De meeste processen in OnTrac volgen dezelfde hoofdlijn. De precieze werkwijze kan per onderwijsinstelling verschillen, maar de onderstaande vijf stappen vormen de basis.
De vijf hoofdfasen van het examenlogistieke proces binnen OnTrac.
| Stap | Betekenis |
| Aanmelden | Bepalen welke studenten of groepen beschikbaar worden gemaakt voor een examen. |
| Plannen | Periodes, examenmomenten, locaties, lokalen, vakken en capaciteit inrichten. |
| Inschrijven | Studenten koppelen aan een concreet examenmoment. |
| Afnemen | De afname uitvoeren, volgen en bijzonderheden of incidenten registreren. |
| Afsluiten | Resultaten, incidenten, rapportages en administratieve opvolging controleren. |
Voor welke rollen is dit artikel relevant?
| Rol | Waarom relevant? |
| Algemeen Toetsleider | Gebruikt OnTrac voor planning, examens koppelen, inschrijven, afnamecontrole en rapportages. |
| Beheerder | Beheert basisinrichting, rechten, gebruikers, stamgegevens, exameninrichting en koppelingen. |
| Examenfunctionaris | Controleert afnames, incidenten, resultaten en administratieve opvolging. |
| Teamlid | Kan afhankelijk van inrichting planning, inschrijvingen, studenten of resultaten raadplegen of opvolgen. |
De beschikbare schermen, menu-items en acties kunnen per onderwijsinstelling en rol verschillen. Als een onderdeel ontbreekt, controleer dan eerst de actieve rol en de toegewezen rechten.
Wat doet OnTrac wel en niet?
| OnTrac doet wel | OnTrac doet niet |
| Examenlogistiek ondersteunen. | De inhoud van toetsen maken. |
| Studenten of groepen beschikbaar maken voor examens. | Studenten de toets laten maken. |
| Examenmomenten, locaties, lokalen en capaciteit organiseren. | Het studentinformatiesysteem vervangen. |
| Inschrijvingen, afnames en opvolging inzichtelijk maken. | Het afnamesysteem vervangen. |
| Rapportages en controleoverzichten ondersteunen. | Zelfstandig alle brongegevens aanmaken zonder inrichting of koppelingen. |
Samenvatting
| Kernboodschap: OnTrac ondersteunt de logistieke en administratieve kant van examinering. Het systeem helpt om te bepalen wie examen mag doen, wanneer en waar een afname plaatsvindt, welke capaciteit beschikbaar is en welke afnames of resultaten nog opvolging nodig hebben. |