Uitleg over rollen, rechten en zichtbaarheid van onderdelen binnen OnTrac

In het kort

Binnen OnTrac wordt gewerkt met rollen. Een rol bepaalt welke onderdelen zichtbaar zijn en welke acties kunnen worden uitgevoerd. Daardoor ziet niet iedere gebruiker dezelfde menu-items, schermen of knoppen.

Een gebruiker kan een of meerdere rollen hebben. Wanneer meerdere rollen beschikbaar zijn, kan via het rolmenu in de navigatiebalk van rol worden gewisseld.

Afbeelding: voorbeeld van de rolkeuze in de navigatiebalk. De actieve rol bepaalt welke onderdelen zichtbaar zijn.

Belangrijk: rollen kunnen per onderwijsinstelling anders zijn ingericht. Dit artikel beschrijft de algemene werking en de meest voorkomende hoofdrollen.

Waarom worden rollen gebruikt?

Rollen zorgen ervoor dat taken en verantwoordelijkheden binnen het examenproces duidelijk worden verdeeld. Gebruikers krijgen toegang tot de onderdelen die nodig zijn voor hun eigen werkzaamheden, zonder dat zij onnodig brede rechten krijgen.

gebruikers zien vooral de onderdelen die relevant zijn voor hun rol;
gevoelige gegevens en beheerfuncties worden beter afgeschermd;
verantwoordelijkheden binnen het examenproces worden duidelijker;
het proces kan gecontroleerd en volgens afspraak worden uitgevoerd;
de inrichting kan aansluiten op de werkwijze van de onderwijsinstelling.

Hoofdrollen binnen OnTrac

Welke rollen beschikbaar zijn, verschilt per onderwijsinstelling. In veel omgevingen wordt gewerkt met een beperkt aantal hoofdrollen. Deze rollen sluiten aan op de belangrijkste taken binnen het examenlogistieke proces.

Rol	Doel van de rol
Algemeen toetsleider	Plant en bewaakt periodes, evenementen, examens, inschrijvingen, afnames en rapportages.
Beheerder	Richt OnTrac in en beheert onder andere stamgegevens, gebruikers, rechten, instellingen en koppelingen.
Examenfunctionaris	Controleert afnames, incidenten, resultaten en administratieve opvolging binnen het examenproces.
Teamlid	Raadpleegt of ondersteunt werkzaamheden rondom eigen studenten, teams, inschrijvingen of afnames, afhankelijk van de inrichting.

Toelichting per hoofdrol

Algemeen toetsleider

De Algemeen toetsleider werkt vaak in de kern van het logistieke proces. Deze rol wordt gebruikt om examenperiodes, examenmomenten, examenkoppelingen, inschrijvingen en afnames te beheren of te controleren.

controleert of de juiste periode en het juiste examenaanbod beschikbaar zijn;
maakt of bewaakt examenmomenten met datum, tijd, locatie en capaciteit;
koppelt studenten of groepen aan examens, afhankelijk van de inrichting;
schrijft studenten in of controleert inschrijvingen;
gebruikt dashboards en rapportages om voortgang en openstaande acties te bewaken.

Beheerder

De Beheerder is verantwoordelijk voor de basisinrichting en functionele beschikbaarheid van OnTrac. Deze rol heeft invloed op wat andere rollen later kunnen zien en doen.

beheert stamgegevens zoals organisaties, gebouwen, lokalen, teams en mailtemplates;
beheert gebruikers, rollen en rechten;
controleert exameninrichting, hulpmiddelen, instellingen en integraties;
onderzoekt meldingen waarbij onderdelen ontbreken of rechten niet goed lijken te staan;
past inrichting zorgvuldig aan, omdat wijzigingen gevolgen kunnen hebben voor meerdere gebruikers.

Examenfunctionaris

De Examenfunctionaris is vooral betrokken bij controle, afhandeling en administratieve opvolging. Deze rol wordt gebruikt wanneer gegevens moeten worden gecontroleerd of formeel moeten worden opgevolgd.

controleert afnames, inschrijvingen en bijzonderheden;
volgt incidenten of onregelmatigheden op;
raadpleegt rapportages en controleoverzichten;
controleert of resultaten beschikbaar en compleet zijn;
ondersteunt processen rondom examencommissie en administratieve afronding, afhankelijk van de inrichting.

Teamlid

De rol Teamlid is optioneel of beperkt ingericht, afhankelijk van de onderwijsinstelling. Deze rol wordt vaak gebruikt voor gebruikers die werken vanuit een team, opleiding of groep studenten.

bekijkt informatie over eigen studenten, groepen of teams;
raadpleegt inschrijvingen, afnames of resultaten, afhankelijk van rechten;
kan in sommige omgevingen studenten ondersteunen of acties uitvoeren in het inschrijfproces;
werkt altijd binnen de toegewezen rol, rechten en context.

Rollen en rechten

Een rol bepaalt niet alleen welke menu-items zichtbaar zijn, maar ook welke rechten beschikbaar zijn. Daardoor kan een gebruiker een onderdeel soms wel bekijken, maar niet wijzigen.

Situatie	Wat betekent dit?
Onderdeel zichtbaar, knop ontbreekt	De gebruiker mag het onderdeel mogelijk bekijken, maar heeft geen recht om de actie uit te voeren.
Menu-item ontbreekt	De actieve rol heeft geen toegang tot dit onderdeel, of het onderdeel is niet ingericht.
Gegevens ontbreken	De oorzaak kan liggen in filters, periode, organisatiecontext, rechten of ontbrekende basisgegevens.
Andere gebruiker ziet meer	De andere gebruiker werkt mogelijk met een andere rol, andere rechten of een ander organisatieniveau.

Vuistregel: controleer bij ontbrekende onderdelen eerst de actieve rol, daarna de rechten, filters en inrichting.

Rollen wisselen

Wanneer een gebruiker meerdere rollen heeft, kan via het rolmenu rechtsboven van rol worden gewisseld. Na het wisselen kunnen de sidebar, menu-items en beschikbare acties veranderen.

Voorbeeld van de navigatiebalk met rolkeuze. De actieve rol bepaalt wat zichtbaar is.

Klik rechtsboven in de navigatiebalk op de actieve rol.
Selecteer de gewenste rol in het rolmenu.
Controleer of de sidebar en beschikbare menu-items veranderen.
Werk verder vanuit de rol die past bij de handeling die je wilt uitvoeren.

Aanvullende rollen en rolprofielen

Naast de hoofdrollen kunnen aanvullende rollen of aangepaste rolprofielen beschikbaar zijn. Deze worden alleen gebruikt wanneer ze passen bij de inrichting en werkprocessen van de onderwijsinstelling.

Examenplanner
Afnameleider
Toetsleider
Coordinator
Teamleider
LOCvolger of ROCvolger
Student
Webservice of technisch account

Niet iedere onderwijsinstelling gebruikt deze rollen. De beschikbare rollen worden meestal tijdens de implementatie afgestemd op de organisatie, processen en gewenste rechtenstructuur.

Rollen in het examenproces

Rollen sluiten aan op verschillende onderdelen van het examenproces. De exacte verdeling kan per onderwijsinstelling verschillen.

Processtap	Veelvoorkomende betrokken rollen
Aanmelden / vrijgeven	Algemeen toetsleider, Teamlid, eventueel Beheerder bij inrichting
Plannen	Algemeen toetsleider, Beheerder
Inschrijven	Algemeen toetsleider, Teamlid afhankelijk van inrichting
Afnemen	Algemeen toetsleider, Afnameleider, Teamlid, Examenfunctionaris
Afsluiten	Examenfunctionaris, Algemeen toetsleider
Beheer en inrichting	Beheerder

Praktische beheerafspraken

Omdat rollen invloed hebben op toegang, zichtbaarheid en gegevensbescherming, is het belangrijk om duidelijke beheerafspraken te maken.

Ken alleen rollen toe die nodig zijn voor de werkzaamheden van de gebruiker.
Maak onderscheid tussen bekijken, wijzigen, beheren en administratief vaststellen.
Gebruik aangepaste rollen alleen wanneer standaardrollen niet goed aansluiten.
Controleer wijzigingen eerst in een testomgeving wanneer de impact groot is.
Leg lokaal vast wie rollen mag toekennen of aanpassen.
Controleer periodiek of gebruikers nog de juiste rollen hebben.

Samenvatting

Rollen bepalen wat gebruikers binnen OnTrac kunnen zien en doen. De hoofdrollen sluiten aan op planning, beheer, controle en uitvoering. Wanneer iets ontbreekt, controleer dan eerst de actieve rol, rechten, filters en inrichting. De exacte rolverdeling kan per onderwijsinstelling verschillen.