Een praktische startgids voor gebruikers die met OnTrac werken vanuit hun eigen rol.
Afbeelding: hoofdrollen en eerste focus binnen OnTrac
In het kort
Binnen OnTrac kunnen gebruikers verschillende rollen hebben. De actieve rol bepaalt welke onderdelen zichtbaar zijn en welke acties kunnen worden uitgevoerd.
Dit artikel helpt nieuwe gebruikers om snel te bepalen waar zij moeten beginnen. Per hoofdrol staat beschreven welke onderdelen als eerste gecontroleerd of geopend kunnen worden.
Belangrijk De exacte inrichting kan per onderwijsinstelling verschillen. Daardoor kunnen menu-items, rechten, dashboards of benamingen afwijken. Zie je een onderdeel niet? Controleer dan eerst of de juiste rol actief is. |
Voor wie is dit artikel?
| Rol | Gebruik dit artikel om |
| Teamlid | Snel te zien waar je studenten, inschrijvingen, afnames of resultaten kunt volgen. |
| Algemeen toetsleider | Te starten met periodes, examenmomenten, vrijgeven, inschrijven en controleren. |
| Beheerder | De basisinrichting, gebruikers, rollen, mailtemplates en koppelingen te controleren. |
| Examenfunctionaris | Incidenten, resultaten en administratieve opvolging te controleren. |
Eerst controleren voordat je begint
Controleer bij het openen van OnTrac altijd eerst drie zaken. Veel vragen over ontbrekende menu-items of gegevens worden hierdoor direct verklaard.
| Controlepunt | Waarom belangrijk? |
| Actieve rol | De rol bepaalt welke menu-items, schermen en knoppen beschikbaar zijn. |
| Juiste omgeving | Werk bij oefenen en testen altijd in de testomgeving, niet in productie. |
| Juiste periode of filters | Veel schermen tonen pas gegevens nadat periode, vak, team of andere filters goed staan. |
Overzicht van de hoofdrollen
| Hoofdrol | Eerste focus | Typische onderdelen |
| Teamlid | Volgen van eigen studenten, inschrijvingen en resultaten. | Teamlid dashboard, Inschrijvingen, Groep inschrijven |
| Algemeen toetsleider | Uitvoeren en volgen van het examenlogistieke proces. | Periodes, Examens koppelen, Groep inschrijven, Afname dashboard, Rapportages |
| Beheerder | Inrichten en beheren van de basisconfiguratie. | Stamgegevens, Gebruikers, Rolbeheer, Exameninrichting, Mailtemplates, Integratiestatus |
| Examenfunctionaris | Controle, incidentafhandeling en administratieve afronding. | Examencommissie, Incidenten afhandelen, Resultaten vaststellen, Afname dashboard |
Teamlid
De rol Teamlid wordt gebruikt om informatie te bekijken die relevant is voor het eigen team of de eigen studenten. In de praktijk wordt deze rol vaak gebruikt door vakdocenten of teamleden die studenten, inschrijvingen, afnames of resultaten willen volgen.
Eerste stappen
| Stap | Actie | Waarom? |
| 1 | Open het Teamlid dashboard | Start met het overzicht van de eigen studenten, groepen en relevante exameninformatie. |
| 2 | Controleer welke studenten of groepen zichtbaar zijn | Zo zie je direct of de juiste team- of groepskoppeling aanwezig is. |
| 3 | Bekijk inschrijvingen of afnames | Controleer of studenten al zijn ingeschreven of dat er acties openstaan. |
| 4 | Open de detailinformatie van een student | Bekijk indien nodig examenplan, inschrijvingen, resultaten, incidenten of hulpmiddelen. |
| 5 | Noteer ontbrekende gegevens | Ontbrekende studenten of afnames wijzen vaak op filters, rechten of ontbrekende koppelingen. |
Belangrijk om te weten De beschikbare informatie is afhankelijk van de koppeling met het team, de inrichting van de onderwijsinstelling en de rechten die aan de rol zijn toegekend. |
Als informatie ontbreekt
Controleer in deze rol vooral de volgende punten:
- de student is nog niet gekoppeld aan het juiste team of de juiste groep
- de student is nog niet vrijgegeven voor een examen
- er is nog geen inschrijving of afname beschikbaar
- er wordt met een andere rol gewerkt
- filters zoals team, groep, vak of periode staan niet goed
Algemeen toetsleider
De rol Algemeen toetsleider wordt gebruikt voor het beheren en volgen van examenplanning, inschrijvingen, afnames en rapportages. Deze rol komt vaak terug in meerdere stappen van het examenlogistieke proces.
Eerste stappen
| Stap | Actie | Waarom? |
| 1 | Controleer de actieve rol | Controleer via het rolmenu rechtsboven of Algemeen toetsleider actief is. |
| 2 | Open Periodes | Controleer welke examenperiodes beschikbaar zijn en of de juiste periode openstaat. |
| 3 | Controleer examenmomenten | Bekijk of datum, tijd, lokaal, capaciteit en examenvak zijn ingericht. |
| 4 | Open Examens koppelen | Koppel studenten of groepen aan examens zodat zij vrijgegeven zijn voor deelname. |
| 5 | Gebruik Groep inschrijven of Selfservice | Schrijf studenten in op een concreet examenmoment. |
| 6 | Controleer het Afname dashboard | Bekijk geplande afnames en afnames die nog administratief moeten worden opgevolgd. |
| 7 | Gebruik Rapportage of Flexibele rapportages | Controleer aanmeldingen, inschrijvingen, examenmomenten of andere gegevens. |
Belangrijk om te weten De algemeen toetsleider werkt vaak over de volledige keten heen: aanmelden, plannen, inschrijven, afnemen en afsluiten. De belangrijkste controle is of vrijgeven en inschrijven goed van elkaar worden onderscheiden. |
Als informatie ontbreekt
Controleer in deze rol vooral de volgende punten:
- de student is nog niet vrijgegeven voor het examen
- de juiste periode is niet geselecteerd of niet beschikbaar
- er is nog geen examenmoment gepland
- er is onvoldoende capaciteit beschikbaar
- het gekozen vak is niet gekoppeld aan de periode of het examenmoment
- de juiste rol is niet actief
Beheerder
De rol Beheerder wordt gebruikt voor inrichting, configuratie, gebruikersbeheer en rechtenbeheer binnen OnTrac. De beheerder zorgt ervoor dat andere gebruikers hun proces goed kunnen uitvoeren.
Eerste stappen
| Stap | Actie | Waarom? |
| 1 | Controleer de actieve rol | Controleer via het rolmenu rechtsboven of Beheerder actief is. |
| 2 | Open Stamgegevens | Controleer afnameorganisaties, organisaties, gebouwen, lokalen, teams, mailtemplates en instellingen. |
| 3 | Controleer Gebruikers en Rolbeheer | Bekijk of gebruikers de juiste rollen en rechten hebben. |
| 4 | Controleer Exameninrichting | Controleer onderwijscomponenten, examenvakken, afnameconfiguratie en hulpmiddelen. |
| 5 | Controleer Mailtemplates en Instellingen | Controleer of communicatie en algemene instellingen aansluiten op de werkwijze. |
| 6 | Controleer Integratiestatus | Bekijk indien nodig koppelingen met systemen zoals Remindo, Facet of TOA. |
| 7 | Test met een gebruikersrol | Controleer na wijzigingen of een gebruiker met de juiste rol de verwachte menu-items ziet. |
Belangrijk om te weten Wijzigingen in beheer hebben invloed op andere rollen. Onjuiste inrichting kan ervoor zorgen dat menu-items, studenten, lokalen, examens of rapportages ontbreken. |
Als informatie ontbreekt
Controleer in deze rol vooral de volgende punten:
- een lokaal ontbreekt, waardoor een examenmoment niet goed kan worden gepland
- een gebruiker heeft geen juiste rol, waardoor menu-items ontbreken
- exameninrichting ontbreekt, waardoor examens niet gekoppeld kunnen worden
- een mailtemplate ontbreekt of is niet actueel
- een koppeling of synchronisatie levert nog geen verwachte gegevens op
Examenfunctionaris
De rol Examenfunctionaris wordt gebruikt voor controle, afhandeling en administratieve opvolging binnen het examenproces. Deze rol is vooral relevant nadat afnames hebben plaatsgevonden of wanneer gegevens moeten worden gecontroleerd.
Eerste stappen
| Stap | Actie | Waarom? |
| 1 | Controleer de actieve rol | Controleer via het rolmenu rechtsboven of Examenfunctionaris actief is. |
| 2 | Open Examencommissie | Bekijk onderdelen die relevant zijn voor controle en opvolging door de examencommissie. |
| 3 | Controleer Incidenten afhandelen | Bekijk openstaande incidenten en verwerk deze volgens de afspraken binnen de onderwijsinstelling. |
| 4 | Open Resultaten vaststellen | Controleer welke resultaten klaarstaan voor controle of vaststelling. |
| 5 | Gebruik het Afname dashboard waar nodig | Controleer de status van afnames en of deze administratief zijn afgerond. |
| 6 | Leg acties vast volgens de interne afspraken | Rond bevindingen, incidenten of resultaatcontroles zorgvuldig af. |
Belangrijk om te weten De examenfunctionaris werkt vooral in de controle- en afrondingsfase. Informatie kan pas zichtbaar worden nadat afnames zijn uitgevoerd, afgesloten of verwerkt. |
Als informatie ontbreekt
Controleer in deze rol vooral de volgende punten:
- de afname is nog niet afgesloten
- resultaten zijn nog niet beschikbaar of nog niet verwerkt
- incidenten zijn nog niet geregistreerd
- de juiste rechten ontbreken
- de inrichting van de onderwijsinstelling wijkt af
- de verkeerde periode of filterinstelling is geselecteerd
Rollen in het examenproces
Rollen sluiten aan op verschillende onderdelen van het examenproces. De exacte verdeling kan per onderwijsinstelling verschillen.
| Processtap | Wat gebeurt er? | Voorbeelden van betrokken rollen |
| Aanmelden / vrijgeven | Studenten worden gekoppeld aan examens waarvoor zij in aanmerking komen. | Teamlid, Algemeen toetsleider |
| Plannen | Periodes en examenmomenten worden ingericht. | Algemeen toetsleider, Beheerder |
| Inschrijven | Studenten worden op een concreet examenmoment geplaatst. | Algemeen toetsleider, Teamlid |
| Afnemen | De afname wordt uitgevoerd en gevolgd. | Teamlid, Afnameleider, Examenfunctionaris |
| Afsluiten | Incidenten, resultaten en administratie worden gecontroleerd of vastgesteld. | Examenfunctionaris, Algemeen toetsleider |
Wanneer contact opnemen met de beheerder?
Neem contact op met de beheerder van OnTrac binnen de onderwijsinstelling wanneer niet duidelijk is of een probleem door rechten, inrichting of gegevens wordt veroorzaakt.
| Situatie | Mogelijke oorzaak |
| Een menu-item ontbreekt | Verkeerde rol, onvoldoende rechten of het onderdeel is niet ingericht. |
| Een actieknop is niet zichtbaar | De rol mag deze actie niet uitvoeren of de status van het onderdeel staat de actie niet toe. |
| Studenten, examens of afnames ontbreken | Filters, periode, teamkoppeling, vrijgave of synchronisatie controleren. |
| Gegevens lijken niet te synchroniseren | Controleer integratiestatus of afstemming met beheerder. |
| Niet duidelijk welke rol gebruikt moet worden | Beheerder of key user kan rol en rechten controleren. |
Samenvatting
Begin in OnTrac altijd met de juiste rol en de juiste context. Controleer daarna per rol welke eerste stap logisch is.
| Rol | Begin hier |
| Teamlid | Teamlid dashboard en eigen studenten of groepen. |
| Algemeen toetsleider | Periodes, Examens koppelen, Groep inschrijven en Afname dashboard. |
| Beheerder | Stamgegevens, Gebruikers, Rolbeheer en Exameninrichting. |
| Examenfunctionaris | Examencommissie, Incidenten afhandelen en Resultaten vaststellen. |
Kernboodschap De rol bepaalt wat je ziet en wat je kunt doen. Als iets ontbreekt, controleer dan eerst de actieve rol, daarna de filters, periode, inrichting en rechten. |