Een compact overzicht van veelgebruikte begrippen binnen OnTrac. De termen zijn gegroepeerd per onderwerp, zodat snel de juiste betekenis kan worden opgezocht.
Algemene termen
━━━━
| Term | Betekenis |
|---|---|
| OnTrac | Het examenlogistieke platform waarmee onderwijsinstellingen toetsen en examens organiseren, plannen en administratief opvolgen. |
| Examenlogistiek | Het proces rondom het organiseren, plannen, inschrijven, afnemen en afronden van toetsen en examens. |
| Onderwijsinstelling | De organisatie die OnTrac gebruikt, bijvoorbeeld een mbo-instelling. |
| Gebruiker | Een persoon die toegang heeft tot OnTrac. |
| Rol | Bepaalt welke onderdelen een gebruiker ziet en welke acties beschikbaar zijn. |
| Rechten | Bepalen wat een gebruiker binnen een rol mag doen, zoals bekijken, wijzigen, toevoegen of verwijderen. |
Processtappen
━━━━
| Term | Betekenis |
|---|---|
| Vrijgeven/grofmazig inschrijven/aanmelden | Het aanmelden van een student aan een periode voor een bepaald examen. |
| Plannen | Het aanmaken en inrichten van examenmomenten, inclusief datum, tijd, locatie en capaciteit. |
| Inschrijven | Het koppelen van een student aan een concreet examenmoment. |
| Afnemen | De fase waarin het examen wordt gemaakt. De inhoudelijke afname vindt meestal plaats in een gekoppeld afnamesysteem. |
| Afsluiten | Het administratief afronden van een examenmoment of afname binnen OnTrac. |
Planning en inschrijving
━━━━
| Term | Betekenis |
|---|---|
| Periode | Een tijdvak waarbinnen examens, evenementen en inschrijvingen worden georganiseerd. Dit kan bijvoorbeeld een schooljaar, semester of toetsperiode zijn. |
| Evenement | Een gepland examen- of toetsmoment binnen een periode. |
| Examenmoment | Het moment waarop een examen plaatsvindt, inclusief datum, tijd, locatie en capaciteit. |
| Capaciteit | Het aantal beschikbare plaatsen binnen een examenmoment, lokaal of online locatie. |
| Groep inschrijven | Het inschrijven van meerdere studenten tegelijk op een examenmoment. |
| SelfService | Onderdeel dat, afhankelijk van de inrichting, wordt gebruikt voor downloads, uploads of selfserviceprocessen. |
| Komende evenementen | Overzicht van geplande examenmomenten die nog moeten plaatsvinden. |
Studenten en onderwijsgegevens
━━━━
| Term | Betekenis |
|---|---|
| Student | De deelnemer die een toets of examen moet afleggen. |
| Team | Een groep studenten of gebruikers binnen de inrichting van de onderwijsinstelling. |
| Cohort | Een groep studenten die bij elkaar hoort op basis van bijvoorbeeld instroomjaar, opleiding of onderwijsindeling. |
| Onderwijscomponent | Een onderdeel van het onderwijsprogramma dat gekoppeld kan zijn aan een examen of toets. |
| Exameninrichting | De inrichting van examens, vakken, onderwijscomponenten en bijbehorende gegevens binnen OnTrac. |
Afname en afronding
━━━━
| Term | Betekenis |
|---|---|
| Afname dashboard | Overzicht waarin afnames, planning en voortgang kunnen worden bekeken of opgevolgd. |
| Afnameleider | De rol of verantwoordelijke die betrokken is bij de uitvoering of begeleiding van een afname. |
| Aanwezigheid | Registratie of een student aanwezig of afwezig is bij een afname. |
| Incident | Een bijzonderheid tijdens of rondom een afname, zoals een technische storing, afwezigheid of onregelmatigheid. |
| Incidenten afhandelen | Het beoordelen, opvolgen of administratief verwerken van geregistreerde incidenten. |
| Resultaten vaststellen | Het controleren en definitief maken van resultaten, afhankelijk van de inrichting en afspraken binnen de onderwijsinstelling. |
| Examencommissie | Onderdeel binnen OnTrac dat gebruikt kan worden voor controle, opvolging en besluitvorming rondom examens, incidenten en resultaten. |
Beheer en inrichting
━━━━
| Term | Betekenis |
|---|---|
| Stamgegevens / masterdata | Basisgegevens die nodig zijn voor de inrichting en werking van OnTrac. |
| Afnameorganisatie | De organisatie of eenheid die verantwoordelijk is voor de uitvoering van afnames. |
| Organisatie | Een organisatorische eenheid binnen de onderwijsinstelling. |
| Gebouw | Een fysieke locatie waar afnames kunnen plaatsvinden. |
| Lokaal | Een ruimte binnen een gebouw waar een afname kan worden gepland. Ook een online afname kan als lokaal worden ingericht, bijvoorbeeld Online. |
| Mailtemplate | Een vooraf ingestelde e-mailtekst die wordt gebruikt voor communicatie vanuit OnTrac. |
| Instellingen | Algemene configuratie van OnTrac. |
| Rolbeheer | Het beheren van rollen, rechten en toegang binnen OnTrac. |
| Hulpmiddel | Een voorziening of ondersteuning die bij een afname nodig kan zijn, zoals extra tijd of verklanking. |
Integraties en afnamesystemen
━━━━
| Term | Betekenis |
|---|---|
| Studentinformatiesysteem | Het bronsysteem waarin studentgegevens, inschrijvingen en onderwijsgegevens worden beheerd. |
| SIS | Afkorting voor studentinformatiesysteem. |
| Afnamesysteem | Het systeem waarin de daadwerkelijke toets of het examen wordt afgenomen. |
| Remindo | Afnamesysteem dat met OnTrac gekoppeld kan zijn. |
| Facet | Afnamesysteem dat met OnTrac gekoppeld kan zijn. |
| TOA | Afnamesysteem dat met OnTrac gekoppeld kan zijn. |
| Integratiestatus | Overzicht van de status van koppelingen en gegevensuitwisseling tussen OnTrac en andere systemen. |
| Synchronisatie | Het uitwisselen of bijwerken van gegevens tussen OnTrac en gekoppelde systemen. |
| Webservice | Technische koppeling of rol die wordt gebruikt voor geautomatiseerde gegevensuitwisseling. |
Belangrijk om te weten
━━━━
| Sommige termen kunnen per onderwijsinstelling anders worden gebruikt. Ook kunnen namen van rollen, teams, organisaties of periodes verschillen door de inrichting van OnTrac. Controleer bij twijfel de inrichting of neem contact op met de functioneel beheerder. |