Van vrijgeven tot afsluiten: zo loopt het examenlogistieke proces door OnTrac.

Doel van dit artikel: uitleggen hoe de vaste examenlogistieke keten binnen OnTrac werkt en welke stappen gebruikers in de praktijk tegenkomen.

In het kort

OnTrac werkt volgens een vaste procesketen. Eerst wordt bepaald welke studenten een examen mogen maken. Daarna worden periodes en examenmomenten gepland, studenten ingeschreven, afnames gevolgd en gegevens administratief afgerond.

De exacte inrichting kan per onderwijsinstelling verschillen. De volgorde van het proces blijft meestal hetzelfde: aanmelden of vrijgeven, plannen, inschrijven, afnemen en afsluiten.

Belangrijk: OnTrac ondersteunt de logistieke en administratieve kant van examinering. De daadwerkelijke toetsafname en inhoudelijke beoordeling vinden plaats in het afnamesysteem.

Hoe past OnTrac tussen andere systemen?

OnTrac staat meestal tussen het studentinformatiesysteem en het afnamesysteem. Het studentinformatiesysteem levert basisgegevens, zoals studenten, groepen en onderwijsinschrijvingen. OnTrac gebruikt deze gegevens voor de examenlogistiek. Het afnamesysteem wordt gebruikt voor de feitelijke toetsafname en resultaatterugkoppeling.

OnTrac verbindt onderwijsadministratie, examenplanning en toetsafname.

Systeem	Rol in het proces
Studentinformatiesysteem	Levert basisgegevens, zoals studenten, groepen en onderwijsinschrijvingen.
OnTrac	Organiseert de examenlogistiek: vrijgeven, plannen, inschrijven, volgen en afsluiten.
Afnamesysteem	Wordt gebruikt voor toetsafname, beoordeling en resultaatterugkoppeling.

De vijf stappen van OnTrac

De kern van OnTrac bestaat uit vijf stappen. Iedere stap heeft een eigen doel en bouwt voort op de vorige stap.

Stap	Wat gebeurt er?	Resultaat
1. Aanmelden / vrijgeven	Bepalen welke studenten of groepen een examen mogen maken.	De student is beschikbaar gemaakt voor een examen, maar nog niet ingepland.
2. Plannen	Periodes, evenementen, lokalen, capaciteit en examenvakken worden ingericht.	Er is examenaanbod beschikbaar waarop studenten kunnen worden geplaatst.
3. Inschrijven	Studenten worden gekoppeld aan een concreet examenmoment.	Datum, tijd, locatie en examenmoment liggen vast.
4. Afnemen	De afname wordt uitgevoerd en logistiek gevolgd.	Aanwezigheid, bijzonderheden en incidenten kunnen worden geregistreerd.
5. Afsluiten	Afnames, resultaten en administratie worden gecontroleerd en afgerond.	Het examenmoment is administratief opgevolgd en beschikbaar voor rapportage.

1. Aanmelden / vrijgeven

Het proces start met het beschikbaar maken van studenten voor een examen. In OnTrac wordt dit vaak vrijgeven of examens koppelen genoemd. Hiermee wordt bepaald welke studenten of groepen een bepaald examen mogen maken binnen een periode.

Wat betekent dit in de praktijk?

Een student of groep wordt geselecteerd.
Het juiste examen of vak wordt gekozen.
De periode wordt gekoppeld.
Daarna is duidelijk dat de student dit examen mag maken.

Let op: na vrijgeven is een student nog niet ingepland op datum, tijd of locatie. Dat gebeurt pas bij inschrijven.

2. Plannen

In de planningsstap wordt het examenaanbod ingericht. De onderwijsinstelling maakt periodes en examenmomenten aan en legt daarbij vast wanneer, waar en met hoeveel capaciteit een examen kan plaatsvinden.

Onderdeel	Betekenis
Periode	Het tijdvak waarbinnen examens en inschrijvingen worden georganiseerd.
Evenement / examenmoment	Een concreet moment met datum, tijd, lokaal, vak en capaciteit.
Gebouw en lokaal	De fysieke of online locatie waar de afname plaatsvindt.
Capaciteit	Het aantal beschikbare plekken voor studenten.

Een goede planning voorkomt dat studenten niet kunnen worden ingeschreven door ontbrekende momenten, onjuiste lokalen of te weinig capaciteit.

3. Inschrijven

Bij inschrijven wordt de student gekoppeld aan een concreet examenmoment. Vanaf dat moment staat vast welk examen de student maakt, op welke datum, op welk tijdstip en op welke locatie.

Manieren van inschrijven

Manier	Gebruik
Groepsgewijs inschrijven	Een gebruiker schrijft meerdere studenten tegelijk in op een examenmoment.
Handmatig inschrijven	Een gebruiker schrijft een individuele student of kleinere selectie in.
Zelfinschrijving	Studenten kiezen zelf een beschikbaar moment, als dit door de instelling is ingericht.

Controlepunt: als inschrijven niet lukt, controleer dan eerst of de student is vrijgegeven, de juiste periode actief is, er een examenmoment bestaat en er voldoende capaciteit is.

4. Afnemen

Tijdens de stap Afnemen maken studenten het examen in het afnamesysteem. OnTrac ondersteunt de logistieke opvolging rondom de afname. Denk aan inzicht in verwachte studenten, aanwezigheid, afwezigheid, incidenten en bijzonderheden.

Welke studenten worden verwacht?
Welke studenten zijn aanwezig of afwezig?
Zijn er incidenten of bijzonderheden geregistreerd?
Welke afnames moeten nog administratief worden opgevolgd?

De inhoud van de toets en de beoordeling blijven buiten OnTrac. OnTrac legt vooral de logistieke en administratieve gegevens rondom de afname vast.

5. Afsluiten

Na afloop van een afname volgt de administratieve afronding. In deze stap worden gegevens gecontroleerd, resultaten opgehaald of verwerkt, incidenten opgevolgd en het examenmoment afgesloten.

Controle	Waarom belangrijk?
Aanwezigheid	Voor administratieve vastlegging en opvolging.
Incidenten	Voor beoordeling, verantwoording en eventuele vervolgacties.
Resultaten	Voor controle, vaststelling en rapportage.
Afsluitstatus	Om te voorkomen dat afnames open blijven staan.

Voor welke rollen is dit relevant?

Meerdere rollen werken in dezelfde procesketen, maar niet iedere rol voert dezelfde acties uit. De exacte verdeling hangt af van de inrichting en afspraken binnen de onderwijsinstelling.

Rol	Rol in het proces
Algemeen toetsleider	Werkt vaak met periodes, evenementen, examens koppelen, inschrijvingen, afname dashboard en rapportages.
Beheerder	Richt basisgegevens, gebruikers, rollen, gebouwen, lokalen, examens, hulpmiddelen en instellingen in.
Examenfunctionaris	Controleert afnames, incidenten, resultaten en administratieve opvolging.
Teamlid	Kan afhankelijk van inrichting studenten, planning, inschrijvingen of resultaten raadplegen of ondersteunen.

Wanneer iets niet zichtbaar is

Wanneer een student, periode, examenmoment of menu-item ontbreekt, betekent dit niet automatisch dat er een fout in OnTrac zit. Vaak is er een praktische oorzaak.

Situatie	Controleer eerst
Student ontbreekt	Filters, team/groep, studentgegevens, synchronisatie en rechten.
Periode ontbreekt	Of de periode is aangemaakt, actief is en bij de juiste soort of context hoort.
Examen ontbreekt	Exameninrichting, actieve status, soort/groep en rechten.
Examenmoment ontbreekt	Periode, vak, lokaal, capaciteit en filters.
Inschrijven lukt niet	Vrijgave, periode, capaciteit, examenmoment en rechten.
Resultaten ontbreken	Afnamesysteem, synchronisatie, afname-afsluiting en resultaatinstellingen.

Belangrijke aandachtspunten

Werk altijd vanuit de juiste rol. Rollen bepalen welke menu-items en acties zichtbaar zijn.
Controleer altijd de juiste periode voordat je examens koppelt, inschrijft of rapportages bekijkt.
Maak onderscheid tussen vrijgeven en inschrijven: vrijgeven bepaalt wat een student mag maken, inschrijven bepaalt wanneer en waar.
Controleer capaciteit voordat grote groepen worden ingeschreven.
Gebruik rapportages en dashboards om te controleren of planning, inschrijving en afname volledig zijn.

Samenvatting

OnTrac werkt als een vaste logistieke keten voor examinering. Studenten worden eerst beschikbaar gemaakt voor een examen, daarna worden momenten gepland, studenten ingeschreven, afnames gevolgd en gegevens administratief afgerond. Door deze vaste opbouw blijft het examenproces overzichtelijk, controleerbaar en herhaalbaar.

Kernboodschap: OnTrac bepaalt niet de inhoud van het examen, maar organiseert de logistiek eromheen: wie mag examen doen, wanneer en waar gebeurt dat, wat is de status en welke administratie moet worden opgevolgd?