Voorwaarden voor wijzigingen na synchronisatie

Als een synchronisatie tussen OnTrac en Facet heeft plaatsgevonden, dan is het in sommige gevallen nog mogelijk om wijzigingen door te voeren. Onder welke voorwaarden er een wijziging doorgevoerd kan worden in de afnameplanning, studenten en afname-instellingen bespreken we hieronder.  Een beknopte samenvatting is onderaan de pagina te vinden.

Wijzigen van een afnameplanning

In hoeverre het mogelijk is om wijzigingen te doen in de afnameplanning, is afhankelijk van wanneer het evenement ingepland is. Als het evenement voor gisteren of eerder is ingepland, dan zijn er geen wijzigingen meer mogelijk. Als het evenement voor vandaag ingepland staat, dan kunnen de toetsruimte en de naam van de afnamegroep nog gewijzigd worden. Staat het evenement voor morgen of later ingepland, dan is er meer te wijzigen. Het is dan mogelijk om naast de toetsruimte en de naam ook de geplande datum en aanvangstijd aan te passen.

Wijzigen studenten

Het synchroniseren van aanpassingen van studenten in het evenement is alleen mogelijk als de afnamegroep voor morgen of later is ingepland. Als je een student verplaatst naar een ander evenement, synchroniseer dan eerst het oorspronkelijke evenement, zodat de student verwijderd kan worden uit de afnamegroep in Facet. Daarna kan het evenement waarnaar de student verhuisd is gesynchroniseerd worden. Staan deze evenementen op langere termijn ingepland, dan hoef je dit niet handmatig te synchroniseren maar lost dit zich vanzelf op.

Als het gaat om een evenement dat voor vandaag gepland staat, dan is het niet mogelijk om hier nog studenten aan toe te voegen. Een work-around hiervoor is het aanmaken van een nieuw evenement voor de studenten die toegevoegd moeten worden. Staan alle toe te voegen studenten in het nieuwe evenement, dan kan deze gesynchroniseerd worden. Het is via synchronisatie niet mogelijk om studenten te verwijderen van evenementen die vandaag ingepland staan. Laat deze studenten staan. Zij kunnen opnieuw ingepland worden als de afnamegroep afgesloten en verwerkt is.

Wijzigen afname-instellingen

Bij het wijzigen van afname-instellingen zijn er mogelijkheden om de afnamemodus (online/offline), de FAO-server en afnameleider(s) te wijzigen. De afnamemodus en FAO-server zijn alleen te wijzigen als de planning van de afnamegroep nog niet gedistribueerd is. De afnameleider is nog te wijzigen zolang de afnames van de afnamegroep nog niet zijn afgesloten.

Wijzigingen in evenement van vandaag

Staat het evenement ingepland voor vandaag, maar moeten er echt nog wijzigingen doorgevoerd worden die niet via de normale synchronisatie kunnen, dan kan de afnamegroep in Facet gelijk vrijgegeven en afgesloten worden. Na verwerking kunnen de studenten opnieuw ingepland worden in een nieuw evenement.

Samenvatting