OnTrac fungeert als tussenlaag tussen studentinformatiesystemen (SIS) aan de ene kant en toetsafnamesystemen aan de andere kant.
Alle studentgegevens en bijbehorende informatie (zoals onderwijsinschrijvingen, groepen en hulpmiddelen) worden vanuit het SIS-systeem ontvangen door OnTrac. Op basis hiervan wordt een planning opgesteld en worden de geplande examens gepubliceerd naar het betreffende afnamesysteem, bijvoorbeeld Remindo.
Integratieniveaus
Er worden drie verschillende niveaus van integraties ondersteund. Bij de basisintegraties wordt de focus gelegd op de keten van studentgegevens en de beschikbaarheid van groepsinformatie. Rijke integraties gaan verder en omvatten onder andere het beheren van toetsmomenten, het opstellen van roosters, het inplannen van studenten en het doorvoeren van alle mutaties die van invloed zijn op de planning. Ook het inloggen van studenten voor examens via systemen zoals Remindo valt hieronder. Bij speciale integraties, die in overleg worden gerealiseerd, wordt de volledige keten van resultaten teruggeleverd, zodat alle relevante gegevens volledig beschikbaar zijn.